Cos’è la UNI PDR 185
La UNI PDR 185, indicata formalmente come UNI/PdR 185:2025, è la Prassi di Riferimento dedicata ai requisiti per il project management delle organizzazioni.
La Prassi di Riferimento nasce da un’iniziativa promossa da ISIPM, ISIPM Professioni e AICQ, con l’obiettivo di fornire un riferimento per la gestione dei progetti a livello organizzativo e per la valutazione del relativo sistema di gestione.
Il documento introduce un quadro utile per imprese, enti pubblici e organizzazioni che gestiscono progetti, commesse, programmi, portafogli di progetti o iniziative complesse. Il tema non riguarda soltanto la figura del Project Manager, ma il modo in cui l’organizzazione assegna responsabilità, pianifica le attività, governa tempi e risorse, gestisce rischi e informazioni, misura i risultati e integra il project management nei propri sistemi di gestione.
In questa prospettiva, il project management diventa una capacità dell’organizzazione. Non è solo un insieme di strumenti utilizzati caso per caso, ma un sistema di governo dei progetti collegato a ruoli, processi, responsabilità, obiettivi e risultati attesi.
Perché si parla di Prassi di Riferimento
La UNI PDR 185 non è una norma UNI in senso stretto, ma una Prassi di Riferimento. Le Prassi di Riferimento sono documenti pre-normativi pubblicati da UNI per fornire un primo riferimento tecnico su ambiti nuovi, innovativi o in evoluzione.
Questo aspetto è importante anche sul piano terminologico. Nel linguaggio comune si parla spesso di “nuova norma UNI PDR 185”, ma la denominazione formale corretta è UNI/PdR 185:2025. La differenza non è solo formale: una Prassi di Riferimento nasce per dare una risposta rapida a un’esigenza del mercato e, dopo un periodo di applicazione, può evolvere in un documento normativo oppure essere ritirata.
Nel caso della UNI PDR 185, l’esigenza è chiara: offrire alle organizzazioni un riferimento per rendere più ordinata, verificabile e integrata la gestione dei progetti.
UNI PDR 185 e project management delle organizzazioni
Il punto centrale della UNI PDR 185 è il passaggio dal project management come competenza individuale al project management come capacità organizzativa.
La presenza di Project Manager competenti resta un elemento fondamentale, ma non è sufficiente quando i progetti coinvolgono più funzioni, più livelli decisionali, fornitori, clienti, vincoli contrattuali, risorse condivise e obiettivi di medio periodo.
In questi casi, il successo dei progetti dipende anche da come l’organizzazione governa il proprio sistema di project management. Diventano quindi rilevanti aspetti come:
- la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità nei progetti;
- la definizione dei livelli decisionali e autorizzativi;
- la pianificazione coerente di tempi, costi, risorse e deliverable;
- la gestione dei rischi, delle modifiche e delle informazioni di progetto;
- il monitoraggio delle prestazioni e degli scostamenti;
- la raccolta delle lezioni apprese e il miglioramento dei processi;
- l’integrazione tra project management, qualità e sistemi di gestione aziendale.
La UNI PDR 185 porta quindi l’attenzione sull’organizzazione nel suo insieme. Non basta avere persone preparate: occorre un sistema capace di rendere il project management replicabile, controllabile e coerente con gli obiettivi aziendali.
Il collegamento con ISO 21502 e ISO 9001
La UNI PDR 185 si inserisce nel quadro dei riferimenti internazionali sul project management e sui sistemi di gestione.
Da un lato, il documento si basa sulla ISO 21502, la linea guida internazionale per la gestione dei progetti. La ISO 21502 fornisce indicazioni su pratiche, processi e attività di project management applicabili a progetti di diversa natura, dimensione e complessità.
Questo non esclude l’utilizzo di altri approcci o standard di project management già presenti nell’organizzazione. L’aspetto rilevante è che le pratiche adottate siano ricondotte in modo documentato ai riferimenti della UNI ISO 21502 e al sistema di gestione dei progetti dell’organizzazione.
Dall’altro lato, la UNI PDR 185 è predisposta in coerenza con la UNI EN ISO 9001. Questo collegamento è particolarmente rilevante per le organizzazioni che dispongono già di un Sistema di Gestione per la Qualità e intendono integrare il project management all’interno di un sistema già conosciuto, documentato e sottoposto a verifiche periodiche.
La lettura proposta in ambito ISIPM evidenzia che la UNI PDR 185 segue una struttura coerente con la UNI EN ISO 9001 e può essere considerata una specializzazione del sistema di gestione applicata al project management.
In questa prospettiva, i progetti non vengono trattati come attività isolate, ma come parte del funzionamento complessivo dell’organizzazione: processi, responsabilità, obiettivi, misurazioni, controllo delle informazioni, miglioramento e gestione delle prestazioni.
Per le organizzazioni già certificate ISO 9001, questo rende più naturale l’integrazione tra qualità, processi aziendali e gestione dei progetti. Per le organizzazioni non ancora certificate, la UNI PDR 185 può comunque rappresentare un riferimento per introdurre un approccio più formale e consapevole al project management.
UNI PDR 185 e certificazione del Sistema di Project Management
La UNI PDR 185 contiene elementi funzionali alla certificazione del Sistema di Project Management dell’organizzazione.
Questo passaggio va compreso correttamente. La UNI PDR 185 non riguarda la qualificazione del singolo Project Manager e non certifica un singolo progetto. L’oggetto della valutazione è il sistema con cui l’organizzazione gestisce i propri progetti.
La valutazione riguarda quindi il modo in cui l’organizzazione definisce, applica, controlla e migliora il proprio Sistema di Project Management. In altre parole, l’attenzione si sposta dalla persona al sistema organizzativo.
La UNI PDR 185 si colloca nella logica dei sistemi di gestione: processi, responsabilità, risorse, informazioni documentate, monitoraggio, audit, riesame e miglioramento diventano elementi attraverso cui rendere valutabile la capacità dell’organizzazione di gestire i progetti.
In questa prospettiva, un percorso di certificazione può rappresentare il riconoscimento di un sistema organizzativo capace di governare i progetti in modo coerente, documentato e controllabile.
Per un’impresa o un ente pubblico, questo può costituire un elemento distintivo nei confronti di clienti, committenti, partner e stakeholder. Dimostrare di possedere un Sistema di Project Management definito e valutabile significa rendere più leggibile la propria capacità di governare progetti, commesse e iniziative complesse.
A quali organizzazioni può essere utile la UNI PdR 185
La UNI PDR 185 è pensata per organizzazioni pubbliche, private e no profit. I requisiti sono generali e applicabili a realtà diverse per dimensione, settore, prodotti o servizi erogati.
La sua utilità è particolarmente evidente per le organizzazioni che lavorano per progetti o per commessa, oppure che gestiscono iniziative trasversali con molte funzioni coinvolte. Alcuni esempi sono:
- imprese che lavorano su commesse complesse;
- società di servizi professionali e tecnici;
- società di ingegneria, consulenza, ICT e facility management;
- enti pubblici e stazioni appaltanti;
- società in house e organismi partecipati;
- organizzazioni che gestiscono programmi di cambiamento interno;
- aziende certificate ISO 9001 che intendono integrare la gestione dei progetti nel proprio sistema di gestione.
In tutti questi casi, la gestione dei progetti non dipende solo dalla competenza tecnica delle persone coinvolte, ma anche dalla capacità dell’organizzazione di stabilire criteri comuni, responsabilità definite, modalità di controllo e strumenti informativi adeguati.
Perché la UNI PDR 185 è utile
La UNI PDR 185 è utile perché aiuta le organizzazioni a rendere più chiaro e governabile il proprio modo di gestire i progetti.
Molte organizzazioni realizzano progetti anche complessi senza avere un vero sistema di project management. Le attività vengono pianificate, ma non sempre sono chiare le responsabilità. I rischi vengono discussi, ma non sempre sono gestiti in modo continuativo. Gli avanzamenti vengono monitorati, ma spesso con strumenti diversi tra funzioni, reparti o aree aziendali.
La conseguenza è che il project management rischia di dipendere da singole persone, esperienze individuali o prassi informali. Quando cambiano le persone, aumentano i progetti o cresce la complessità, il sistema mostra i propri limiti.
La UNI PDR 185 consente invece di lavorare su alcuni vantaggi concreti:
- maggiore chiarezza organizzativa, grazie alla definizione di ruoli, responsabilità e livelli decisionali nei progetti;
- migliore controllo dei progetti, attraverso criteri comuni di pianificazione, monitoraggio e gestione degli scostamenti;
- integrazione con i sistemi di gestione, in particolare con il Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001;
- maggiore continuità operativa, perché le modalità di gestione non dipendono solo dall’esperienza del singolo Project Manager;
- valutazione più oggettiva della capacità progettuale, utile nei rapporti con clienti, committenti, partner e organismi di certificazione;
- miglioramento progressivo, attraverso misurazione delle prestazioni, analisi dei risultati e capitalizzazione delle lezioni apprese.
UNI PDR 185, RUP e stazioni appaltanti
La UNI PDR 185 può assumere rilievo anche per il settore pubblico e per le organizzazioni che operano nell’ambito degli appalti.
Le stazioni appaltanti, i RUP e gli operatori economici gestiscono attività nelle quali tempi, costi, responsabilità, requisiti tecnici, fornitori e stakeholder incidono direttamente sull’esito dei progetti. In questo contesto, il project management non è solo una competenza tecnica, ma una capacità organizzativa collegata alla programmazione, all’esecuzione, al controllo e alla rendicontazione delle attività.
Per le amministrazioni pubbliche, la UNI PDR 185 può rappresentare un riferimento per rafforzare la gestione dei progetti e migliorare il governo delle iniziative affidate o realizzate internamente.
Per gli operatori economici, invece, può diventare uno strumento per dimostrare in modo più chiaro la propria capacità di gestire commesse e progetti complessi, anche nei rapporti con clienti pubblici e privati.
Questo collegamento rende naturale il rapporto con i temi del Project Management e RUP, soprattutto quando l’organizzazione intende rafforzare il proprio modo di pianificare, controllare e documentare i progetti.
La presentazione ISIPM della UNI PDR 185
Il 19 maggio 2026 si è svolto a Roma, presso la Casa dell’Aviatore, l’evento di presentazione della nuova UNI/PdR 185, promosso da ISIPM, ISIPM Professioni e AICQ nazionale, con la collaborazione dell’Aeronautica Militare Italiana.
Il confronto ha coinvolto istituzioni, organismi di certificazione, mondo accademico, professionisti, aziende, ordini professionali e rappresentanti degli enti della difesa. I temi emersi confermano la direzione della Prassi di Riferimento: governance organizzativa, sistemi di gestione, qualità, tailoring metodologico, certificazioni accreditate e prospettive applicative.
Il messaggio principale è coerente con l’evoluzione del project management: le organizzazioni non hanno bisogno solo di competenze individuali, ma di un sistema capace di rendere i progetti governabili, misurabili e integrati con il funzionamento complessivo dell’ente o dell’impresa.
Come prepararsi alla UNI PDR 185
Prepararsi alla UNI PDR 185 significa prima di tutto comprendere come l’organizzazione gestisce oggi i propri progetti.
Un percorso efficace parte dall’analisi dello stato attuale: ruoli coinvolti, responsabilità assegnate, processi decisionali, strumenti di pianificazione, modalità di controllo, gestione dei rischi, documentazione utilizzata e integrazione con eventuali sistemi di gestione già presenti.
Da questa analisi emergono i punti già coerenti con la Prassi di Riferimento e le aree che richiedono interventi di miglioramento. Il lavoro può riguardare, ad esempio:
- la mappatura dei processi di project management;
- la definizione di ruoli e responsabilità nei progetti;
- l’allineamento con la ISO 21502;
- l’integrazione con il Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001;
- la definizione di criteri per pianificazione, controllo e reporting;
- la formazione delle figure coinvolte nella gestione dei progetti;
- la valutazione della maturità organizzativa nel project management.
Un aspetto rilevante è il principio di tailoring: le pratiche di project management vengono adattate al contesto dell’organizzazione, alla natura dei progetti e al livello di complessità, purché le scelte adottate siano documentate e verificabili.
La valutazione della maturità di project management può rappresentare un passaggio preliminare utile. Il tema della maturità organizzativa e project management aiuta infatti a comprendere il livello di consapevolezza, continuità e controllo con cui l’organizzazione gestisce i propri progetti.
In questo senso, la UNI PDR 185 può essere letta anche come una leva di crescita organizzativa: non solo un riferimento per la certificazione, ma un’occasione per rendere più chiaro il modo in cui l’organizzazione governa i propri progetti.
Formazione e competenze di project management
Un Sistema di Project Management efficace richiede anche competenze adeguate nelle persone che partecipano ai progetti.
La UNI PDR 185 non sostituisce i percorsi di qualificazione individuale, ma li colloca in un quadro più ampio. Le competenze dei Project Manager, dei responsabili di funzione, dei membri dei team di progetto e delle figure decisionali diventano parte del sistema organizzativo.
Per questo motivo, la formazione in project management resta un elemento importante. Percorsi come i corsi ISIPM consentono di costruire un linguaggio comune, rafforzare le conoscenze di base e rendere più omogeneo il modo in cui le persone partecipano alla gestione dei progetti.
La differenza è che, con la UNI PDR 185, la formazione non viene letta come intervento isolato, ma come parte di un sistema più ampio fatto di processi, responsabilità, strumenti, controlli e miglioramento.
UNI PDR 185: una leva per migliorare il governo dei progetti
La UNI PDR 185 introduce un riferimento importante per le organizzazioni che gestiscono progetti, commesse, programmi o iniziative complesse.
Il suo valore non è soltanto nella possibilità di certificare il Sistema di Project Management dell’organizzazione, ma nel cambio di prospettiva che propone: il project management non dipende solo dalla competenza del singolo Project Manager, ma dalla capacità dell’organizzazione di governare i progetti in modo coerente, controllabile e integrato.
Per imprese, enti pubblici e organizzazioni orientate alla gestione per progetti, la UNI PDR 185 può diventare uno strumento utile per valutare il proprio modo di lavorare, migliorare la chiarezza delle responsabilità, integrare il project management con i sistemi di gestione e aumentare la capacità di realizzare progetti con maggiore continuità e controllo.
Valutare la UNI PDR 185 nel proprio contesto organizzativo
La UNI PDR 185 può essere letta come un riferimento utile per comprendere quanto il project management sia già presente nei processi, nei ruoli e nelle modalità di controllo dell’organizzazione.
Prima di avviare interventi formali o percorsi di certificazione, può essere utile analizzare il modo in cui vengono oggi gestiti progetti, commesse e iniziative trasversali, individuando punti di coerenza, aree di miglioramento e possibili collegamenti con sistemi di gestione già presenti.
Vuoi valutare la UNI PDR 185 nella tua organizzazione?
Quadrologico lavora su analisi organizzativa, formazione e project management, con attenzione alla chiarezza delle responsabilità, alla gestione dei processi e alla crescita della maturità progettuale.