BUSINESS CONTINUITY PLAN

BUSINESS CONTINUITY PLAN: IL PIANO PER LA CONTINUITA OPERATIVA AZIENDALE

 Il Business Continuity Plan – come indicato nella norma UNI EN ISO 22301:2019 – guida un’organizzazione affinchè possa rispondere a un’interruzione e riprendere, recuperare e ripristinare l’erogazione di prodotti e servizi coerentemente con i suoi obiettivi per la continuità operativa.

I problemi che molte organizzazioni hanno dovuto affrontare durante l’emergenza sanitaria per ripristinare le primarie attività lavorative, le decisioni che sono state costrette a prendere in breve tempo per risolvere questioni quali l’approvvigionamento, la tutela della salute del proprio personale o come comunicare e chi doveva informare clienti e fornitori, hanno spinto le aziende a diventare più consapevoli della loro vulnerabilità.
Le imprese hanno capito che per resistere e svilupparsi durante una minaccia o una emergenza devono fare di più che creare un’infrastruttura affidabile che protegga i dati aziendali. Occorre avere un metodo che consenta di salvaguardare la continuità dell’intera azienda, che possa aiutare l’imprenditore nell’affrontare con consapevolezza l’evento critico e supportare tutte le funzioni aziendali a sincronizzare gli sforzi e prepararsi alla ripartenza.
Per garantire che il processo di business possa sopravvivere in situazioni critiche e resistere ai possibili rischi, un’organizzazione deve avere un piano di continuità operativa o Business Continuity Plan (BCP) fondamentale per ridurre l’impatto negativo delle sospensioni del business causate da interruzioni esterne o interne all’azienda.

CHE COSA È UN BUSINESS CONTINUITY PLAN, PERCHÉ È IMPORTANTE SVILUPPARLO E COSA CONTIENE.

Il Business Continuity Plan è il documento che formalizza i principi, fissa gli obiettivi e descrive le procedure per la gestione della continuità operativa dei processi aziendali critici. È un piano di gestione aziendale piuttosto che un piano tecnico.
Avere un business continuity plan attivo consente di ottenere miglioramenti sostenibili nella continuità aziendale poiché consente di ridurre al minimo i tempi di inattività, permette una maggiore agilità dell’azienda nella fase di crisi e una migliore prontezza nel ripristino delle attività a seguito di una emergenza.
Un piano di continuità aziendale aumenta quindi le capacità di gestione delle crisi aziendali poiché è il risultato di un processo di pianificazione nel corso del quale si sono raccolte le informazioni, valutati i rischi, analizzati gli impatti delle minacce sull’azienda e sviluppate strategie di continuità allineate con le esigenze aziendali.

Pertanto il business continuity plan è un documento orientato all’azione ed è formato da tre componenti: la risposta di emergenza identifica i passi necessari per rispondere immediatamente ad una minaccia al fine di limitare i danni; la gestione degli incidenti definisce le azioni necessarie per mitigare le fonti, le dimensioni e gli effetti di un incidente, gestire gli impatti, aiutare il recupero e sfruttare le opportunità, e include la comunicazione con tutti gli stakeholder; il business recovery fornisce la capacità di ripristinare le attività commerciali, prima che l’impatto della loro perdita causi un danno irrevocabile, e livelli di servizio accettabili per i clienti e partner commerciali.

Il Business Continuity Plan si occuperà dunque di tutte le fasi di una emergenza e in maniera semplice e inequivocabile specifica:

• le circostanze per cui il l’attivazione del piano non è necessaria;
• se il piano di Disaster Recovery è un documento a sé stante, oppure, nei casi più semplici, è direttamente descritto nel piano di business continuity;
• la richiesta di accordi di sospensione;
• il recupero di materiali fuori sede;
• la riassegnazione del personale;
• le modalità per mobilitare le persone e i team interessati;
• le priorità con il calendario delle azioni da avviare e completare;
• elenchi di materiali vitali e istruzioni su come ottenerli;
• istruzioni per la gestione dei media e della reputazione aziendale;
• tutte le procedure tecniche, operative e amministrative dettagliate, piani, disegni e mappe, ecc. (o i riferimenti a dove possono essere ottenuti).

Inoltre il piano include moduli, registri, liste di controllo, elenchi di contatti, diagrammi e grafici di supporto, che specificano chi è coinvolto e spiegano i passi da seguire per ogni componente del piano e cosa deve fare e in quale lasso di tempo. Questo permette ai leader di ogni team di vedere chiaramente in qualsiasi momento i progressi compiuti e le azioni successive da compiere.
Il vantaggio quindi di un efficace piano di business continuity è che fornisce una garanzia per la ripresa dell’attività in caso di emergenze, dota l’azienda di misure preparatorie che possono fare la differenza tra la sopravvivenza dell’azienda e il fallimento dell’impresa.

Tuttavia, affinché una organizzazione possa trarre beneficio da un piano di business continuity occorra che l’impegno per la continuità aziendale parta dai vertici dell’azienda. L’imprenditore deve stabilire la direzione e i responsabili della business continuity ne devono prendere la guida. Inoltre, vi è la necessità di un approccio integrato alla gestione della continuità aziendale. Le diverse aree aziendali devono prendere accordi di business continuity e questi devono essere coordinati da un team di gestione centrale per garantire coerenza, integrazione, economie di scala ed efficienza generale.
Occorre passare da un approccio “silo-based” ⁽¹⁾ a un approccio caratterizzato da una visione integrata di gestione. La continuità operativa non può essere efficace se le diverse unità operative si limitano a “fare le proprie cose” senza fare riferimento l’uno all’altro e al business in generale. Per farlo non solo si rischia che l’azienda spenda molto di più di quanto non sia necessario sulla continuità aziendale, ma significa anche che alcune minacce e dipendenze possano passare inosservate e vanificare il lavoro di cambiamento e innovazione avviato con il processo di Business Continuity Management.

In conclusione, le condizioni commerciali globali stanno diventando sempre più imprevedibili. Tale situazione, così come i rapidi progressi tecnologici, influenzano tutti comprese le piccole e medie imprese. Quindi le organizzazioni che desiderano rimanere competitive e avere successo devono essere più preparate a contrastare qualsiasi crisi indesiderata o emergenza in modo da garantire che gli impedimenti alle loro attività siano ridotte al minimo possibile.