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RUP: IL PROJECT MANAGER NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Il Responsabile Unico del Procedimento nella Pubblica Amministrazione, più noto come RUP, è la persona incaricata di vigilare sul regolare svolgimento dei procedimenti amministrativi che hanno ad oggetto l’affidamento di appalti pubblici di lavori, servizi e forniture.
Il RUP è a tutti gli effetti un Project Manager e in quanto responsabile di progetto deve avere competenze specifiche in project management.
Le linee guida ANAC, che delineano in modo molto dettagliato funzioni e responsabilità del RUP nelle procedure di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione previste dal Codice dei Contratti Pubblici, descrivono in modo chiaro i requisiti di professionalità del RUP per quanto riguarda la disciplina del Project Management.
Evoluzione della figura del RUP

La figura del Responsabile del Procedimento nella Pubblica Amministrazione fu introdotta dal D. Lgs. 241/90 con l’ obiettivo di rendere partecipi i cittadini all’operato della P.A. attraverso l’accesso agli atti delle azioni svolte dagli organi pubblici.

A questo scopo si rese necessario individuare un soggetto che fosse referente e responsabile per ciascun procedimento amministrativo attivato da ogni Unità Organizzativa della Pubblica Amministrazione.

La legge Merloni (legge 109/94) introdusse la figura del Responsabile del Procedimento tecnico-amministrativo relativo alla programmazione, progettazione, appalto/concessione, esecuzione e collaudo delle opere pubbliche. Quindi si stabilì che il responsabile del procedimento tecnico amministrativo avesse necessariamente delle competenze tecniche.

Le successive modifiche legislative e le norme sulla trasparenza e anticorruzione hanno nel tempo ampliato i compiti e le responsabilità del RUP, estendendo tale figura inizialmente prevista solo per appalti e concessioni di lavori anche ad appalti e concessioni di servizi e forniture.

Oltre alle fonti normative un ruolo centrale nella definizione dei compiti e requisiti del RUP è svolto dalle Linee guida ANAC n. 3 (di attuazione del D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50) recanti «Nomina, ruolo e compiti del responsabile unico del procedimento per l’affidamento di appalti e concessioni».

ANAC ha poi aggiornato il testo delle Linee guida prevedendo che le stesse disciplinino sia i presupposti che le modalità di nomina del RUP.
Con la modifica è stata inoltre eliminata la distinzione tra disposizioni delle Linee guida aventi natura vincolante e previsioni non vincolanti e pertanto ora tutte le disposizioni contenute nelle Linee Guida assumono natura vincolante.

Le principali funzioni del RUP

Le funzioni di un RUP sono molteplici se si considera che è l’unico ad avere la visione complessiva dell’intero ciclo di vita di un progetto, dalla pianificazione e progettazione all’ esecuzione e verifica, e ad avere la possibilità di interfacciarsi con i differenti soggetti convolti nei diversi momenti della vita del progetto.
Ha un ruolo attivo nella fase di programmazione in quanto può formulare proposte o fornire informazioni utili alla preparazione degli atti di programmazione dei contratti pubblici (come il programma triennale delle opere pubbliche).
Durante la fase di progettazione dei lavori può proporre l’utilizzo del concorso di progettazione o del concorso d’idee, coordina le attività necessarie alla redazione del progetto di fattibilità tecnica ed economica e del progetto definitivo ed esecutivo, provvede inoltre alla validazione dei risultati dell’attività di verifica dei progetti oppure può eseguire egli stesso tale verifica per i lavori di importo inferiore al milione di euro.

Il RUP svolge un ruolo attivo anche nella fase di individuazione del contraente attraverso la scelta della procedura d’affidamento, del criterio di aggiudicazione, della tipologia del contratto da stipulare e infine vigila sul corretto svolgimento.

Il Responsabile del Procedimento esegue il controllo dei documenti amministrativi presentati in gara (a meno che non sia previsto un seggio apposito o altro ufficio, anche in tal caso spetta al RUP adottare le decisioni finali) e provvede alla verifica delle offerte anomale coadiuvato eventualmente dalla commissione giudicatrice.

Se la gara è assegnata con il sistema dell’offerta economicamente più vantaggiosa è compito del RUP richiedere all’amministrazione aggiudicatrice la nomina della commissione di gara.

Il Codice prevede altresì la possibilità che il RUP faccia parte della commissione di gara, ricoprendo anche il ruolo di presidente, a meno che questi non abbia partecipato concretamente alla redazione degli atti di gara: in tal caso vi sarebbe un’incompatibilità che pregiudica la trasparenza e l’imparzialità della gara.
Le indicazioni ANAC sui requisiti del RUP in ambito project management.

Le funzioni chiaramente eterogenee del RUP lo rendono una figura di centrale rilevanza nell’ambito delle diverse fasi che precedono e seguono l’affidamento di un appalto pubblico.
Proprio per questa ragione le Linee Guida ANAC affermano chiaramente che il Responsabile Unico del Procedimento deve avere un’ adeguata formazione in materia di project management e che le stazioni appaltanti organizzino percorsi formativi rivolti ai RUP finalizzati all’acquisizione di competenze in materia di p.m. con particolare riferimento alle attività di pianificazione, gestione e controllo dei progetti, nonché all’uso delle tecnologie e degli strumenti informatici.

Un’ adeguata formazione in materia di project management è uno dei requisiti di professionalità richiesti al RUP sia per l’affidamento di appalti e concessioni di lavori sia per appalti di servizi e forniture e concessioni di servizi.

Quindi a prescindere dal tipo di affidamento il Responsabile del Procedimento deve avere competenze in Project Management necessarie per svolgere attività di pianificazione e gestione di progetti e consentono al responsabile del procedimento il coordinamento di tutte le risorse a disposizione, di avviare interventi finalizzati ad assicurare la qualità della prestazione, il raggiungimento degli obiettivi nei tempi e nei costi previsti e il controllo dei rischi.
Le esigenze della P.A. in materia di project management

Anche se gli aggiornamenti alle linee guida ANAC hanno sostituito l’avvertenza inziale che richiedeva la qualifica di project manager per il RUP con adeguata formazione in materia di project management è evidente l’importanza della disciplina per una corretta gestione dei progetti nelle P.P.A.A

Ne sono prova i bandi di gara emessi da Consip che in molti casi richiedono o riconoscono come elemento premiante le “certificazioni” o “qualificazioni” di project management esistenti sul mercato. Altre aziende pubbliche, invece, hanno già richiesto nei bandi di gara il possesso della certificazione di project manager di terza parte secondo lo schema UNI 11648.

Ad ulteriore dimostrazione dell’importanza di disporre di adeguate competenze di project management molti enti locali, che probabilmente non hanno tali competenze al proprio interno, richiedono project manager certificati per aiutare RUP/DEC (Direttore dell’Esecuzione del Contratto) nella gestione dei progetti e supportarli nelle relazioni con i fornitori.

L’esigenza per la pubblica amministrazione di dotarsi di competenze di project management è testimoniata anche da quanto previsto nel Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, emesso da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), nel quale oltre ad essere presenti i concetti di project management per la gestione dei progetti nella PA, si richiedono competenze di project manager al Responsabile della Transizione Digitale (RTD) e si introduce il ruolo del Project Management Office (PMO) a supporto degli enti per la gestione dei progetti.

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