Business Continuity Plan : Il Piano di Continuità Operativa
Il Business Continuity Plan – come indicato nella norma UNI EN ISO 22301:2019 – guida un’organizzazione affinché possa rispondere a un’interruzione e riprendere, recuperare e ripristinare l’erogazione di prodotti e servizi coerentemente con i suoi obiettivi per la continuità operativa.
I problemi che molte organizzazioni hanno dovuto affrontare durante l’emergenza sanitaria per ripristinare le primarie attività lavorative, le decisioni che sono state costrette a prendere in breve tempo per risolvere questioni quali l’approvvigionamento, la tutela della salute del proprio personale o come comunicare e chi doveva informare clienti e fornitori, hanno spinto le aziende a diventare più consapevoli della loro vulnerabilità.
Le imprese hanno capito che per resistere e svilupparsi durante una minaccia o una emergenza devono fare di più che creare un’infrastruttura affidabile che protegga i dati aziendali. Occorre avere un metodo che consenta di salvaguardare la continuità dell’intera azienda, che possa aiutare l’imprenditore nell’affrontare con consapevolezza l’evento critico e supportare tutte le funzioni aziendali a sincronizzare gli sforzi e prepararsi alla ripartenza.
Per garantire che il processo di business possa sopravvivere in situazioni critiche e resistere ai possibili rischi, un’organizzazione deve avere un piano di continuità operativa o Business Continuity Plan (BCP) fondamentale per ridurre l’impatto negativo delle sospensioni del business causate da interruzioni esterne o interne all’azienda.
Cos'è un Business Continuity Plan e perché è importante
Il Business Continuity Plan è un documento che formalizza i principi, fissa gli obiettivi e descrive le procedure per la gestione della continuità operativa dei processi aziendali critici.
È un Piano di Gestione Aziendale piuttosto che un piano tecnico.
Avere un Business Continuity Plan attivo consente di ottenere miglioramenti sostenibili nella continuità aziendale poiché riduce al minimo i tempi di inattività, permette una maggiore agilità nella fase di crisi e una migliore prontezza nel ripristino delle attività a seguito di un’emergenza.
Un Piano di Continuità Aziendale aumenta quindi la capacità di gestione delle crisi aziendali, poiché è il risultato di un processo di pianificazione che raccoglie informazioni, valuta i rischi, analizza gli impatti delle minacce sull’azienda e sviluppa strategie di continuità allineate con le esigenze aziendali.
Cosa contiene un Business Continuity Plan ?
Il Business Continuity Plan è un documento orientato all’azione e si compone di tre componenti principali:
- Le risposte di emergenza: identificano i passi necessari per rispondere immediatamente a una minaccia al fine di limitare i danni;
- La gestione degli incidenti: definisce le azioni necessarie per mitigare le fonti, le dimensioni e gli effetti di un incidente, gestire gli impatti, aiutare il recupero e sfruttare le opportunità, includendo la comunicazione con tutti gli stakeholder;
- Il business recovery: fornisce la capacità di ripristinare le attività commerciali prima che l’impatto della loro perdita causi un danno irrevocabile, mantenendo livelli di servizio accettabili per i clienti e partner commerciali.
Il Business Continuity Plan si occupa dunque di tutte le fasi di un’emergenza e, in maniera semplice e inequivocabile, specifica:
- le circostanze per cui l’attivazione del piano non è necessaria;
- se il piano di Disaster Recovery è un documento a sé stante oppure, nei casi più semplici, è direttamente descritto nel piano di business continuity;
- la richiesta di accordi di sospensione;
- il recupero di materiali fuori sede;
- la riassegnazione del personale;
- le modalità per mobilitare le persone e i team interessati;
- le priorità con il calendario delle azioni da avviare e completare;
- elenchi di materiali vitali e istruzioni su come ottenerli;
- istruzioni per la gestione dei media e della reputazione aziendale;
- tutte le procedure tecniche, operative e amministrative dettagliate, piani, disegni e mappe, ecc. (o i riferimenti a dove possono essere ottenuti).
Inoltre, il piano include moduli, registri, liste di controllo, elenchi di contatti, diagrammi e grafici di supporto, che specificano chi è coinvolto e spiegano i passi da seguire per ogni componente del piano e cosa deve fare e in quale lasso di tempo. Questo permette ai leader di ogni team di vedere chiaramente in qualsiasi momento i progressi compiuti e le azioni successive da compiere.
I vantaggi di un efficace Business Continuity Plan
Il vantaggio di un efficace piano di business continuity è che fornisce una garanzia per la ripresa dell’attività in caso di emergenze, dota l’azienda di misure preparatorie che possono fare la differenza tra la sopravvivenza dell’azienda e il fallimento dell’impresa.
Tuttavia, affinché un’organizzazione possa trarre beneficio da un piano di Business Continuity, è necessario che l’impegno per la continuità aziendale parta dai vertici dell’azienda. L’imprenditore deve stabilire la direzione e i responsabili della Business Continuity ne devono prendere la guida. Inoltre, vi è la necessità di un approccio integrato alla gestione della continuità aziendale. Le diverse aree aziendali devono prendere accordi di Business Continuity, coordinati da un team di gestione centrale per garantire coerenza, integrazione, economie di scala ed efficienza generale.
Occorre passare da un approccio “silo-based”¹ a un approccio caratterizzato da una visione integrata di gestione. La Continuità Operativa non può essere efficace se le diverse unità operative si limitano a “fare le proprie cose” senza fare riferimento l’uno all’altro e al business in generale. Non solo si rischia che l’azienda spenda molto di più del necessario sulla continuità aziendale, ma si corre anche il rischio che alcune minacce e dipendenze passino inosservate, vanificando il lavoro di cambiamento e innovazione avviato con il processo di Business Continuity Management.
In conclusione, un Business Continuity Plan efficace è fondamentale per qualsiasi organizzazione che desideri rimanere competitiva e resiliente in un contesto globale sempre più incerto e vulnerabile a crisi ed emergenze. La recente emergenza sanitaria ha evidenziato l’importanza di un approccio strutturato e integrato alla gestione della continuità operativa, dimostrando che le imprese non possono più limitarsi a proteggere i propri dati, ma devono adottare un piano che garantisca la continuità dell’intera azienda.
Solo attraverso un Business Continuity Plan ben progettato, che coinvolga tutte le funzioni aziendali e sia guidato dall’alto, è possibile ridurre al minimo l’impatto delle interruzioni e ripristinare rapidamente le attività critiche. Questo piano non solo mitiga i rischi, ma anche assicura che l’azienda possa affrontare le sfide future con maggiore prontezza e sicurezza, proteggendo così il proprio successo a lungo termine.
1Organizzazioni in cui obiettivi aziendali, ambito di responsabilità e sistemi di controllo sono distribuiti secondo le divisioni dipartimentali. In queste organizzazioni, i processi interfunzionali in genere non sono ben compresi, gestiti o controllati.
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