BUSINESS INTELLIGENCE : DEFINIZIONE E IMPORTANZA.
Oggi le aziende per essere competitive devono affrontare nuove sfide quali miglioramento continuo, continuità operativa, evoluzione delle capacita di project management, coinvolgimento del personale sul raggiungimento degli obiettivi.
Questo nuovo scenario competitivo richiede strumenti efficaci e un processo di gestione degli aspetti aziendali coinvolti che consenta una valutazione obiettiva delle strategie, un esame dell’efficienza dei piani operativi, una verifica della bontà delle attività di business in riferimento ai traguardi stabiliti.
Tra le leve più efficaci per il raggiungimento di questi obiettivi vi è il supporto offerto dai sistemi di Business Intelligence.
La Business Intelligence è un importante strumento strategico usato per integrare i processi aziendali e trarre utilità dal patrimonio di dati presenti in azienda in modo da compiere simulazioni, analisi e previsioni e aiutare così utenti e management a prendere decisioni migliori.CHE COS’È LA BUSINESS INTELLIGENCE E PERCHÉ È IMPORTANTE PER LE AZIENDE
Secondo un significato più comune la Business Intelligence include la raccolta (datawarehouse¹), l’integrazione, l’analisi, l’interpretazione e la presentazione di un’ampia varietà di dati e, attraverso software di estrazione (data mining²), analisi (analisi statistica e predittiva³) e presentazione (cruscotti, scorecard⁴) agevola gli utenti aziendali nelle attività decisionali.
Un esempio potrebbe essere rappresentato da un’azienda che dovendo definire una strategia commerciale abbia la necessità di elaborare i dati di benchmarking⁵ per valutare la fattibilità di un progetto, oppure un’azienda che vuole analizzare i trend di vendita confrontandoli con gli obiettivi inizialmente fissati o eseguire una comparazione con i dati relativi alle vendite dei periodi precedenti.
In questo modo è possibile determinare quale attività o processo possa avere raggiunto o meno i traguardi prefissati e quali sono le tendenze.
La visione d’insieme ottenuta consentirà al management aziendale di valutare lo stato di salute dell’intero settore o del prodotto o servizio preso in esame.
Poiché le fonti di dati che un sistema di Business Intelligence utilizza riguardano l’azienda nella sua globalità (vendite, produzione, finanza, risorse umane, logistica e tutti gli altri aspetti che influenzano la gestione delle performance di business) queste operazioni possono essere estese a qualunque processo aziendale e forniranno all’azienda informazioni per accelerare le decisioni e definire le azioni di miglioramento necessarie.
La possibilità di accedere ai dati aziendali, operare un’efficiente analisi e visualizzare le informazioni utili rappresenta, nell’ambito della gestione aziendale, un essenziale strumento di business in quanto consentirà all’azienda di perseguire uno dei principi che costituiscono un punto di forza per eccellenza, il miglioramento continuo.
Infatti per un processo di miglioramento è decisivo individuare, oltre le minacce e opportunità, i possibili punti di forza e/o debolezza del business. Ciò può derivare solo da un’analisi approfondita che consente di valutare se ciò che è stato raggiunto corrisponde a quanto atteso, al fine di misurare il successo o l’insuccesso delle attività con l’ambizioso obiettivo di apportare miglioramenti incrementali a tutte le azioni di governo aziendale.
L’utilizzo della Business Intelligence in azienda aiuta dunque l’organizzazione a ridurre i costi, aumentare i ricavi, aumentare la customer satisfaction, migliorare la qualità del lavoro dei prodotti e servizi attraverso:
- un miglioramento delle strategie con migliori analisi di mercato. Per esempio la valutazione dell’efficacia di pubblicità e promozioni permette di definire meglio le successive campagne;
- un maggiore allineamento dei piani tattici alle strategie evitando il dispendio di risorse e l’insuccesso di progetti e attività;
- l’identificazione degli sprechi sia utilizzando l’activity based costing⁶, sia determinando l’allocazione delle risorse a processi, prodotti e/o servizi più profittevoli, ma anche monitorando i risultati di una campagna così da rendere più rapidamente disponibili risorse e prodotti dove le vendite o i risultati sono migliori;
- risposte immediate su questioni di business. La possibilità di integrare dati da fonti diverse e di presentarli in viste intuitive quali report, dashboard, grafici e diagrammi consente risposte immediate su ordini evasi o ancora da evadere, fatturazioni, prenotazioni, ecc. in modo che gli utenti possano analizzare queste informazioni in modo semplice e rapido per ottenere degli insight delle prestazioni effettive della loro azienda;
- un miglioramento dell’efficienza operativa, in quanto una maggiore comprensione del business consente un’ assegnazione più intelligente delle risorse per raggiungere obiettivi strategici;
- un’ individuazione dei trend di mercato in riferimento a una tipologia di prodotto o di settore, o rivolta ad aspetti chiave che potranno condizionare il mercato in futuro;
- un maggiore coinvolgimento del personale sugli obiettivi aziendali, sia fornendo informazioni sui prodotti/servizi in modo che possano avviare azione proattive che puntino a prevenire eventuali disservizi e a costruire relazioni più forti con i clienti, sia mettendoli in grado di individuare i clienti e i prodotti/servizi più profittevoli, oppure aiutandoli nella definizione delle offerte con informazioni sulle preferenze degli utenti, modelli di spesa dei clienti, le tendenze del mercato, tempi di disponibilità dell’articolo, performance dei servizi offerti.
Pertanto è lecito sostenere che il miglioramento delle performance dei processi aziendali e le attività decisionali proattive possano dipendere soprattutto da un’ efficiente Business Intelligence con la quale diversi utenti possono creare report in modo dinamico a supporto delle loro azioni e conseguire gli obiettivi strategici aziendali.
IL PROGETTO DI BUSINESS INTELLIGENCE
Sebbene le tecnologie abbiano un ruolo chiave nella Business Intelligence non sono tuttavia decisive all’interno del sistema globale aziendale di BI.
Scegliere di adottare strumenti e applicativi di Business Intelligence richiede all’azienda di gestire efficacemente un significativo processo di cambiamento, per questo l’organizzazione non può prescindere dalla valutazione di quei requisiti che possono agevolare oppure ostacolare la scelta.
In particolare occorre tenere in debita considerazione fattori quali il clima aziendale, le competenze del personale, la diffusione del lavoro di squadra e la conoscenza dei processi aziendali.
La realizzazione di un sistema di BI in azienda è naturalmente complessa e intrinsecamente rischiosa. Tali rischi non possono considerarsi superati una volta rese operative le tecnologie ma vanno adeguatamente ponderati in anticipo. In fase di scelta degli strumenti bisogna prestare particolare attenzione alle esigenze del business e non alla popolarità delle tecnologie, in fase di “condivisione” del sistema agli utenti affinché questi comprendano le potenzialità e l’importanza della BI, così come nei processi di stima alla preparazione dei destinatari del sistema.
Affinché una moderna piattaforma BI funzioni le aziende devono prendersi il tempo necessario per pianificare un progetto di Business Intelligence e creare attentamente una roadmap chiara che porterà a un’attivazione del sistema migliore e più funzionale.
Un progetto di BI si sviluppa in modo iterativo, man mano che si precisano i bisogni, e la gestione terrà conto delle best practice tratte dall’esperienza di progetti analoghi.IN SINTESI
Negli ultimi anni le funzioni di gestione e controllo aziendale hanno assunto un significato e un’importanza sempre maggiore dal momento che il contesto in cui operano le aziende è diventato sempre più complesso a causa della variabilità dei mercati. Ciò ha richiesto da parte delle aziende un sistema di governo più evoluto, nuove tecnologie e strumenti e chiaramente nuove competenze.
Tra le tecnologie abilitanti⁷ la Business Intelligence (BI) offre senza dubbio un vantaggio competitivo all’azienda poiché le consente di trarre benefici da un asset aziendale spesso non considerato o sottovalutato, i dati.Grazie alla Business Intelligence le aziende hanno la possibilità di analizzare continuamente i loro dati che possono rivelare modelli e tendenze importanti in vari settori aziendali quali vendite, assistenza clienti, produzione, sicurezza e altro ancora.
Un sistema moderno di Business Intelligence₈ ha inevitabilmente un impatto positivo sulle organizzazioni, poiché aiuta l’azienda a capire cosa è accaduto, perché è accaduto e quale azione occorre intraprendere per ottimizzare le operazioni aziendali.
Inoltre aiuta a definire nuove linee di prodotti, a trovare nuovi clienti attraverso piani di marketing mirati e a ottimizzare i canali di vendita.
Tuttavia la sua realizzazione non richiede solo l’introduzione di nuove tecnologie e applicazioni in azienda, quindi la Business Intelligence non può essere limitata esclusivamente al solo ambito tecnologico.
Occorre che l’azienda pianifichi e gestisca un progetto che si focalizzi sul business e non sulle tecnologie, tenga conto del profondo processo di cambiamento interno che l’azienda deve affrontare, valuti un adeguato piano di miglioramento delle competenze del personale, e soprattutto consenta all’azienda di sviluppare una maggiore comprensione dei propri processi e delle loro interazioni, dovendo questa definire nuovi obiettivi e modelli di governance per migliorare la propria gestione produttiva.¹Datawarehouse: è un sistema che aggrega i dati da diverse fonti in un unico archivio dati centrale per supportare l’analisi dei dati, il data mining, l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico. Un sistema di data warehouse consente a un’azienda di eseguire analisi potenti su enormi volumi di dati storici in modi che un database standard non può.
²Data Mining (estrazione di dati) : consiste nelle tecniche per ricercare automaticamente delle informazioni da grandi archivi di dati attraverso metodi computazionali.
³Analisi statistica e predittiva: la statistica è una disciplina che ha come fine lo studio quantitativo e qualitativo di un particolare fenomeno, o di una sua parte, di cui non si ha la completa conoscenza. Essa applica metodi scientifici alla raccolta di dati e informazioni per una loro classificazione, elaborazione e rappresentazione grafica, al fine di poterli meglio interpretare. L’analisi predittiva utilizza varie tecniche per individuare la probabilità di risultati futuri basandosi sui dati storici.
⁴Cruscotti, Scorecard: i cruscotti, noti anche come dashboard o pannelli, permettono la visualizzazione in tempo reale di dati anche di diversa natura sotto forma di grafici e liste in modo da assistere il processo decisionale. La scorecard è una scheda di valutazione utilizzata per misurare le prestazioni organizzative con gli obiettivi.
⁵Benchmarking è l’attività continua di ricerca, misurazione e raffronto dei prodotti, processi, servizi, procedure e operazioni di un’ azienda con quelli che altre aziende hanno sviluppato, allo scopo di ottenere risultati eccellenti, finalizzati al miglioramento delle proprie prestazioni aziendali. .
⁶Activity based costing: conosciuto anche con l’acronimo ABC è un metodo di gestione dei costi aziendali che si basa sul calcolo del costo pieno dei prodotti/servizi attraverso la determinazione dei costi delle attività per realizzarli. .
⁷Tecnologie abilitanti: o KETs (Key Enable Technologies) sono strumenti, dispositivi e risorse interconnesse tra loro e con Internet in modo da consentire alle imprese di migliorare i processi, i prodotti e i servizi e creare un valore aggiunto necessario per generare un vantaggio competitivo.
₈ Si tenga presente che in questo testo il termine di Business Intelligence è stato utilizzato in modo esteso includendo talvolta anche la Business Analytics. In realtà sebbene queste siano correlate esiste una differenza tra Business Intelligence (BI) e Business Analytics (BA). La Business Intelligence rientra nella disciplina Business Analytics, in breve la Business Intelligence ci dice cosa sta succedendo e la Business Analytics ci dice perché sta accadendo e se e quando si verificherà di nuovo. QUI puoi approfondire di più le differenze tra Business Intelligence e Business Analytics.
Bibliografia
Miller G. J., Brautigam D., Gerlach S. V. (2006), Business Intelligence Competency Centers: A team approach to maximizing competitive advantage, Wiley Hoboken
Roberto Minella, Livio Rolle – Business intelligence per l’azienda snella. Sviluppo e governo del business – Franco Angeli, 2010
Massimo Bergamaschi – Dalla business intelligence al data warehouse. Il data warehouse dalla teoria alla pratica – Youcanprint, 2021
Moss L- A., Shake A. (2003) Business Intelligence Roadmap. The complete project lifecycle for decision support applications., Addison-Wesley, Upper Saddle River
Salzano G. (2004), Sistemi di business intelligence, Giappichelli, Torino.
Federica De Santis – ERP e strumenti di Business Intelligence Supporto gestionale e impatto organizzativo – Giappichelli 2017
Chikkatur L., “10 Mistakes to Avoid in a Business Intelligence Delivery Information Management Special Reports, 2008”
