SMART WORKING, LAVORO AGILE E TELELAVORO.
A seguito dell’emergenza COVID-19 il lavoro da remoto è diventato improvvisamente la norma per la maggior parte degli italiani. Studenti e lavoratori hanno dovuto apprendere rapidamente l’uso di piattaforme tecnologiche per poter studiare e lavorare e molte aziende hanno dovuto attrezzarsi per fornire al proprio personale l’accesso a strumenti di lavoro lontani dall’ufficio e mantenere adeguati livelli di produttività e sicurezza. Ma siamo sicuri che la modalità di lavoro svolta nel corso dell’emergenza sia “smart working”?
Smart Working: definizione e opportunità
Sebbene lo smart working fosse già presente nei testi di legge e utilizzato da molti professionisti e aziende ancor prima del recente lockdown, l’emergenza sanitaria ha consentito di far conoscere a molti italiani termini quali lavoro agile e ha portato rapidamente a una diffusione di questa modalità operativa in moltissime aziende.
Se da un lato la necessità e la capacità di adattamento delle imprese e dei lavoratori ha consentito una rapida adozione dello smart working, dall’altro l’emergenza ha creato qualche confusione con molti concetti e ha inciso fortemente sulla modalità di utilizzo di questa forma di lavoro.
Per meglio chiarire i concetti e le opportunità offerte dallo Smart Working possiamo riferirci alla definizione riportata nella legge n. 81 del 2017 la quale, al fine di aumentare la competitività delle imprese e favorire il bilanciamento dei tempi della vita privata e familiare e quello della vita lavorativa, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa mediante l’adozione di modalità agili e flessibili delle prestazioni di lavoro (definito infatti lavoro agile).
La legge consente il lavoro da remoto e garantisce ai lavoratori la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che lavorano con modalità ordinarie. Lo Smart Working, in base alla legge, è un accordo tra lavoratore e organizzazione all’interno del rapporto di lavoro subordinato.
Ciò significa che la legge non identifica lo Smart Working come una nuova forma contrattuale bensì una specifica modalità di esecuzione dell’attività lavorativa, più che un nuovo inquadramento contrattuale lo si considera un nuovo modo di approcciare il lavoro.
Questa differenza è importante poiché rende lo Smart Working una pratica utilizzabile da subito senza dover sottostare a lungaggini burocratiche.
Dunque è un’opportunità che il lavoratore può liberamente decidere di sfruttare e, avvantaggiandosi della flessibilità offerta dallo Smart Working, può scegliere i tempi e gli spazi di lavoro, se lavorare da casa oppure spostarsi tra le diverse sedi dell’azienda o in uno spazio di coworking.
Ed è proprio la libera scelta del lavoratore e la flessibilità le principali differenze tra Smart Working e Telelavoro.
Smart Working VS Telelavoro
Una delle cause dello scarso successo del telelavoro fu la sua obbligatorietà che portò i lavoratori a considerarlo come una punizione limitandone l’adozione da parte delle aziende.
Inoltre con il telelavoro non vi era altro che un passaggio delle modalità operative aziendali dalla sede dell’impresa all’abitazione del lavoratore, per cui neanche il sistema di valutazione cambiava, i lavoratori erano misurati sempre sul tempo e il luogo fisico di lavoro era ben identificato, per l’appunto l’abitazione del lavoratore.
Con lo Smart Working la flessibilità si riferisce non solo agli orari di lavoro e al luogo dove lo si svolge ma anche alla libertà di utilizzo degli strumenti tecnologici.
L’unico limite alla flessibilità riguarda, ovviamente, il confine dell’orario di lavoro, ovvero il rispetto del massimale orario giornaliero e settimanale indicato dalla legge.
Pertanto, mentre nel telelavoro il focus era la tecnologia con lo Smart Working, l’attenzione si sposta sul benessere della persona in modo da migliorare la qualità della vita del lavoratore e aumentare la produttività.
Smart Working, Agile Working, Flexible Working e Remote Working.
Di recente per indicare lo Smart Working sono stati usati, come sinonimi, termini quali: Agile Working, Remote Working e Flexible Working. Ma nonostante l’assonanza nei nomi questi termini hanno un significato diverso dallo Smart Working.
L’Agile Working si concentra non sul lavoratore ma sui processi di gestione del personale aziendale, al fine di rendere la struttura organizzativa e i processi operativi legati alle risorse umane capaci di adeguarsi rapidamente alle necessità del business, assumendo o liberando forza lavoro.
Nel Flexible Working il concetto di flessibilità è legato non solo agli orari e al luogo di lavoro, come nello Smart Working, ma è applicata anche al tipo di contratto stipulato tra azienda e lavoratore. Ne consegue che questa tipologia prevede forme contrattuali diverse che vanno dal contratto con il libero professionista alle varie forme di collaborazione.
Nel Remote Working con questo concetto si intende marcare la localizzazione remota delle attività lavorative e la dematerializzazione. I Remote workers sono spesso selezionati online e collaborano con più aziende, garantiscono tempi di consegna e qualità del lavoro mantenendo la libertà di svolgimento delle proprie attività.
Smart Working: definizione e applicazione.
Chiarito cosa non è lo Smart Working e quali sono le differenze con altre tipologie di lavoro, possiamo proporre come definizione di riferimento la descrizione proposta dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano che lo definisce “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”
Una definizione questa dell’Osservatorio, che chiarisce l’essenza dello Smart Working, ovvero di nuovo modello di organizzazione del lavoro.
Il lavoro agile sovverte quindi la concezione classica del lavoro, trasformando il rapporto tra i fondamenti che lo compongono cioè policy organizzative, tecnologie digitali, layout fisico e cultura aziendale.
Con lo Smart Working le policy organizzative riguardo orario e luogo di lavoro cambiano radicalmente; si rivedono le tecnologie digitali per ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro; occorre ripensare il layout fisico degli spazi di lavoro, che impattano sulle modalità di lavoro e condizionano efficienza, efficacia e benessere dei lavoratori; e l’elemento che più degli altri ha necessità di evolversi è la cultura aziendale intesa sia come modo di vivere il lavoro da parte dei lavoratori, che dovranno imparare a misurarsi sui risultati, e sia come approccio del management non più orientato all’autorità e al controllo ma alla fiducia e al rispetto.
Insomma lo Smart Working impone un vero salto culturale e una svolta nell’organizzazione aziendale, senza che questi quattro elementi siano sufficientemente considerati difficilmente un modello di Smart Working, può portare dei benefici.
Smart Working e i vantaggi per i lavoratori e l’azienda
I vantaggi della Smart Working per i lavoratori ruotano essenzialmente intorno al concetto di flessibilità, del luogo e degli orari di lavoro e di organizzazione delle attività lavorative, che porta benefici sia a livello professionale che personale.
Il lavoro di tipo agile, riduce i tempi e i costi di pendolarismo, ha ripercussioni positive sulla motivazione, riduce lo stress, aumenta la concentrazione, l’efficacia e l’efficienza della prestazione lavorativa e consente al lavoratore di acquisire un giusto ritmo vita-lavoro.
Oltre ai vantaggi lo Smart Working potrebbe presentare anche degli svantaggi soprattutto se la sua applicazione in azienda non è sviluppata in base a precise regole organizzative. Il lavoratore potrebbe ad esempio provare una sensazione di isolamento dall’ambiente aziendale non sentirsi parte integrante dell’organizzazione, una situazione che se non gestita preventivamente, può portare un distacco progressivo del lavoratore dalla vita aziendale fino a condizionare negativamente la sua capacità lavorativa con una riduzione della produttività.
I vantaggi che le aziende possono ottenere dalla Smart Working dipendono solo ed esclusivamente dalla loro volontà di avviare una sostanziale trasformazione organizzativa, un cambio di mentalità che permette all’impresa di lavorare per obiettivi, non più per numero di ore lavorate, e slegarsi da logiche, quali spazi ben definiti, non più adatte a rispondere alle attuali necessità di mercato
Solo a seguito di questi cambiamenti l’introduzione di un nuovo paradigma lavorativo, qual’ è lo Smart Working, può portare benefici quali: incremento della produttività poiché diminuisce l’incidenza del costo del lavoro con la riduzione delle spese aziendali legate al ridimensionamento degli spazi e la diminuzione dei benefit; riduzione del tasso di assenteismo; riduzione dei costi delle strutture che ospitano gli uffici che vengono ridimensionati; employer branding un’ impresa che ha adottato lo Smart Working risulta più attrattiva per il personale altamente qualificato, e viene vista con maggiore interesse da professionisti che prediligono forme di lavoro agile.
Lo Smart Working dopo il lockdown
Secondo l’Osservatorio della Scuola di Management del Politecnico di Milano, in Italia lo Smart Working ha mostrato un trend di crescita, infatti nel 2019 hanno fruito del lavoro agile 570 mila lavoratori con un incremento del 20% rispetto al 2018.
Quantificare oggi in modo preciso il numero di persone che utilizzano lo Smart Working è difficilissimo anche se occorre precisare che ciò che stiamo vivendo in questo periodo non è un vero e proprio Smart Working, pittosto potremmo definirlo una sorta di mix tra il telelavoro e il lavoro agile, un lavoro da remoto forzato (per meglio dire obbligato a casa) che evidenzia diverse criticità, alcune tipiche del vecchio telelavoro quale il senso di isolamento (accentuato anche dalla condizione emergenziale), ma anche la difficoltà ad allontanarsi dal computer (difficoltà a disconnettersi) o di trovare un equilibrio tra vita privata e lavorativa.
Anche se spinte da una inevitabile necessità, le aziende e i professionisti stanno facendo in poche settimane quello che in condizioni normali, secondo un piano di lavoro tradizionale, avrebbe richiesto mesi. Molti stanno imparando ad utilizzare strumenti di collaborazione online, a mantenere relazioni personali e professionali attraverso una miriade di strumenti digitali e il personale di molte aziende si sono organizzati in team dispersi e comunicano e si coordinano efficacemente in live streaming.
Molti manager, lavoratori e professionisti, prima scettici nei confronti dello Smart Working, si sono resi conto di quante attività possano essere svolte, con la stessa efficacia se non addirittura superiore, non in ufficio ma attraverso strumenti digitali.
Ci auguriamo quindi che al termine dell’emergenza non si torni indietro e che le imprese colgano l’opportunità di rivedere a seguito di questa esperienza il modo di riorganizzare nuovi processi produttivi e nuovi modelli lavoro attraverso progetti strutturati di Smart Working.
Foto di Julia M Cameron da Pexels