I PROCESSI AZIENDALI : DALL’ APPROCCIO PER FUNZIONI ALL’ APPROCCIO PER PROCESSI.
I processi aziendali non sono una novità, esistono da sempre e sono presenti in tutte le aziende pubbliche e private di qualsiasi settore economico. I processi hanno un’ importanza vitale per le organizzazioni poiché attraverso questi le aziende creano valore realizzando prodotti e servizi destinati a clienti e utenti.
Oggi le imprese riescono ad essere competitive solo se si dimostrano capaci di soddisfare continuamente le esigenze e le aspettative dei clienti che chiedono prodotti e servizi sempre più personalizzati. Per questo le aziende devono essere in grado di porre al centro del loro agire il cliente, questi deve divenire il driver per la definizione degli obiettivi del processo di realizzazione del prodotto/servizio, per la valutazione delle performance, della customer satisfaction, ecc.
Per sviluppare queste nuove capacità le imprese devono operare un cambio di prospettiva nella gestione aziendale e una modifica dei relativi criteri di gestione, che non possono essere più finalizzati solo al raggiungimento di risultati economici-finanziari ma devono anche essere rivolti all’individuazione di tutti gli elementi coinvolti nella creazione di valore per i clienti.¹
Ed è proprio la generazione di valore per i clienti l’obiettivo principale delle organizzazioni che adottano una logica gestionale per processi. Quindi comprendere quali sono e come funzionano i processi aziendali rappresenta il primo passo per assicurare la competitività di un’impresa.
I VANTAGGI DI UNA LOGICA GESTIONALE PER PROCESSI
Adottare una logica gestionale per processi significa innanzitutto cambiare la cultura aziendale e il modus operandi delle organizzazioni che spesso hanno una struttura di tipo funzionale, cioè con un reparto di marketing, uno commerciale, le risorse umane, l’amministrazione ecc.
Passare da una prospettiva funzionale a una per processi cambia di conseguenza le priorità dell’azienda: l’obiettivo primario non sarà più quello di ottenere il massimo livello di prestazioni dai singoli reparti, ma favorire un coordinamento continuo e sistematico dell’intero processo.
Un’azienda che pensa “a processi” significa che si concentra sugli obiettivi, i prodotti da realizzare o i servizi da erogare, riconosce specifiche responsabilità sul processo e non più sulle funzioni o reparti aziendali che diventano così secondari nell’esecuzione del processo.
Un’azienda che pensa per processi è consapevole che essa genera valore attraverso i suoi processi e non mediante le sue funzioni.
Partendo dai fornitori che forniscono gli input (elementi in ingresso nel processo), la catena del valore, che coincide con il processo in esame, attraversa in modo orizzontale tutta l’azienda passando di funzione in funzione, che diventa così fornitore² del passaggio successivo e cliente² dello step precedente, fino ad arrivare al cliente finale a cui è destinato il risultato, l’output del processo, ovvero il prodotto o il servizio.
Tale approccio permette all’azienda di identificare, comprendere e gestire i processi come fossero un sistema e consente un continuo controllo delle connessioni tra le attività di processo nell’ambito del sistema generale aziendale.
Un’organizzazione strutturata per processi aziendali aumenta la propria competitività, concentra gli sforzi sui processi chiave, ha costi più bassi e tempi di realizzazione dei prodotti e servizi più brevi grazie ad un utilizzo efficace delle risorse e soprattutto sviluppa un nuovo modo di vivere l’azienda.
Un’organizzazione per processi diventa più agile, più efficiente, più competitiva, pronta a rispondere ai cambiamenti e alle esigenze dei clienti grazie anche alla composizione di gruppi di lavoro interfunzionale e responsabilizzati su obiettivi comuni e ad un miglioramento delle competenze presenti in azienda.
PENSARE A PROCESSI: LE METODOLOGIE A SUPPORTO
Un’azienda che vuole approcciare una logica gestionale per processi deve partire innanzitutto dall’identificazione e comprensione dei processi del suo sistema organizzativo aziendale per poi analizzarli in modo da individuare eventuali problemi e opportunità di miglioramento.
Ciò si ottiene con l’uso di metodologie che forniscono vari procedimenti che, eseguiti attraverso l’applicazione di metodi e tecniche specifiche, aiutano l’azienda a raggiungere l’eccellenza operativa in un’ approccio per processi.
Si inizia con l’individuazione e la classificazione dei processi, spesso in parte o del tutto invisibili al management aziendale, e si procede alla definizione del flusso delle attività individuate, infine l’analisi giunge alla loro rappresentazione grafica. La costruzione di uno schema grafico (modellazione di processo) rende comprensibile in modo chiaro e semplice la sequenza delle attività dei processi a imprenditori e manager e permette di descrivere cosa attualmente succede durante lo svolgimento di un processo (“as is”) e cosa si desidererebbe far succedere durante un processo in futuro (“to-be”).
Questi metodi³ delineano un percorso tradizionale di management dei processi aziendali che conduce ad una maggiore chiarezza del funzionamento aziendale e spesso alla necessità di intraprendere cambiamenti all’assetto strutturale dell’azienda. In questi casi diviene necessario utilizzare altre metodologie più incisive e avviare interventi di revisione radicale dell’intero sistema organizzativo⁴, oppure è possibile introdurre cambiamenti in modo graduale e moderato attraverso una logica di tipo incrementale⁵.
Introdurre un cambiamento radicale dell’intero assetto organizzativo non è semplice e la tendenza in ambito aziendale è quella di utilizzare metodologie manageriali con le quali rivisitare la struttura interna dell’azienda per aumentare i livelli di efficacia ed efficienza. In questo modo l’azienda attiva interventi di cambiamento partendo dall’esistente per giungere a una struttura più efficiente.
La scelta della tipologia di intervento da introdurre in un’azienda deriva innanzitutto da una conoscenza di tutte le soluzioni disponibili e dalla comprensione del contesto aziendale in cui si va ad agire. Le specifiche esperienze e competenze professionali degli esperti che assistono imprenditori e manager aziendali in questi interventi è dunque essenziale. Il loro ruolo è centrale nell’identificazione dell’esigenze e nell’affiancamento durante l’attuazione dei cambiamenti che consentiranno all’azienda una gestione ottimale per processi in modo efficace ed efficiente.
In sintesi
Porre le esigenze del cliente al centro dei processi decisionali aziendali non è più un’opzione per le aziende. L’orientamento al cliente è una necessità, un bisogno improrogabile per le aziende che vogliono rimanere competitive sul mercato. Le aziende si devono dunque dotare con cicli di realizzazione di prodotti e servizi flessibili e adattabili alle continue nuove esigenze dei clienti.Ma per fare ciò le imprese devono non solo conoscere bene i propri clienti e i loro bisogni ma soprattutto devono “conoscersi” studiare i propri processi e capire come migliorarli per fornire costantemente prodotti di valore ai loro clienti.
Un approccio per processi dunque può aiutare le aziende ad affrontare le nuove esigenze e adattarsi alla varietà e alla variabilità dei mercati in cui oggi operano. Un progetto che consenta all’azienda di dotarsi degli strumenti necessari e giungere ad operare in modo innovativo è realizzabile utilizzando sistemi di conoscenza manageriali specifichi che consentono di guidare l’organizzazione ad una comprensione dei propri processi aziendali, di apportare i necessari cambiamenti e arrivare ad una gestione complessiva continua dei processi in modo efficace ed efficiente.
² In questo caso il termine “fornitore” si riferisce alla funzione aziendale che fornisce un input , mentre il “cliente” la funzione che riceve un output.
³ Business Process Analysis (BPA), Process Engineering (PE) e Business Process Modelling (BPM) ⁴ Business Process Reengineering (PBR)
⁵ Business Process Improvement (BPI)
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