L’ OdV 231, o Organismo di Vigilanza 231, è l’organo previsto dal D.Lgs. 231/2001 incaricato di vigilare sul funzionamento, sull’osservanza e sull’aggiornamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dall’ente.
Opera con autonomi poteri di iniziativa e controllo e rappresenta uno dei presidi centrali per dimostrare l’effettiva attuazione del Modello 231. La sua attività non riguarda solo la verifica formale delle procedure, ma il controllo concreto sull’applicazione del sistema di prevenzione dei reati all’interno dell’organizzazione.
In questa guida analizziamo cos’è l’OdV 231, quali compiti svolge, quali requisiti possiede, chi lo nomina, come viene composto e quale ruolo assume nei flussi informativi, nel whistleblowing e nella governance aziendale.
Cos’è l’OdV 231
L’Organismo di Vigilanza è un organo interno dell’ente previsto nell’ambito del Decreto Legislativo 231/2001. La sua funzione è vigilare sull’efficace attuazione e sull’osservanza del Modello 231, cioè il sistema di organizzazione, gestione e controllo adottato dall’azienda per prevenire la commissione dei reati presupposto.
L’OdV 231 non coincide con una funzione aziendale ordinaria. È un organo dotato di autonomia, indipendenza e poteri di controllo propri. Accede alle informazioni rilevanti, riceve flussi informativi, effettua verifiche, analizza eventuali segnalazioni e propone agli organi competenti gli aggiornamenti del modello quando emergono nuovi rischi, modifiche normative o cambiamenti organizzativi.
La sua presenza assume un ruolo decisivo ai fini dell’efficacia del Modello 231. Un modello adottato solo formalmente, senza un Organismo di Vigilanza attivo e indipendente, rischia di non offrire una tutela effettiva all’ente in caso di contestazione.
A cosa serve l’Organismo di Vigilanza nel Modello 231
L’OdV 231 serve a verificare che il Modello 231 non resti un documento statico, ma venga applicato nella realtà operativa dell’azienda. Il suo compito è controllare che procedure, protocolli, flussi informativi, attività formative e presidi di prevenzione funzionino in modo coerente rispetto ai rischi dell’ente.
In concreto, l’Organismo di Vigilanza contribuisce a:
- verificare l’idoneità del Modello 231 rispetto ai reati presupposto;
- controllare l’applicazione delle procedure aziendali rilevanti;
- raccogliere e analizzare i flussi informativi provenienti dalle funzioni aziendali;
- gestire o ricevere le segnalazioni previste dal sistema 231 e dalle procedure interne;
- segnalare criticità, anomalie o violazioni agli organi competenti;
- proporre aggiornamenti del modello quando il sistema non risulta più adeguato.
L’OdV 231 è quindi un presidio di controllo, prevenzione e garanzia interna. La sua efficacia dipende dalla qualità della nomina, dalla composizione, dalle competenze dei membri, dalle risorse disponibili e dalla continuità delle attività svolte.
L’OdV 231 è obbligatorio?
L’OdV 231 non è obbligatorio per tutte le aziende in senso assoluto. Diventa però un elemento essenziale per gli enti che adottano un Modello 231 e intendono beneficiare dell’esimente prevista dal D.Lgs. 231/2001.
Il Decreto 231 prevede infatti che il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello sia affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. In assenza di un OdV effettivo, indipendente e operativo, il modello rischia di essere considerato inadeguato o solo formale.
Per questo motivo, nelle aziende che adottano un Modello 231, la costituzione dell’Organismo di Vigilanza rappresenta un passaggio centrale per rendere credibile e verificabile il sistema di prevenzione.
Compiti dell’OdV 231
I compiti dell’OdV 231 riguardano la vigilanza sul Modello 231, il controllo sulla sua applicazione, l’analisi delle informazioni ricevute, la gestione delle segnalazioni rilevanti e la proposta di aggiornamenti agli organi competenti.
La sua attività non si limita a un controllo documentale. L’OdV valuta il funzionamento reale del modello, verifica la coerenza tra regole interne e comportamenti aziendali, individua criticità e produce evidenze documentali dell’attività svolta.
Vigilanza sul funzionamento del Modello 231
L’OdV verifica che il Modello 231 sia idoneo a prevenire i reati presupposto applicabili all’ente. Questa attività comprende l’analisi delle aree a rischio, dei protocolli di prevenzione, delle responsabilità operative e dei controlli previsti.
La vigilanza riguarda sia la coerenza del modello rispetto alla normativa, sia la sua adeguatezza rispetto all’organizzazione concreta dell’azienda.
Controllo sull’osservanza del Modello 231
L’Organismo di Vigilanza controlla che il modello venga rispettato dalle funzioni aziendali, dai soggetti apicali, dai dipendenti e, nei casi previsti, dai soggetti esterni destinatari delle procedure 231.
Il controllo sull’osservanza comprende:
- la verifica del rispetto delle procedure interne;
- l’esame della documentazione prodotta dalle funzioni aziendali;
- l’analisi dei flussi informativi periodici;
- la valutazione delle segnalazioni ricevute;
- la verifica delle azioni correttive adottate dall’ente.
Proposte di aggiornamento del Modello 231
L’OdV non modifica direttamente il Modello 231, ma segnala agli organi competenti la necessità di aggiornarlo quando emergono elementi rilevanti.
Le proposte di aggiornamento possono derivare da:
- nuovi reati presupposto introdotti dalla normativa;
- modifiche organizzative interne;
- nuove attività aziendali o nuovi processi a rischio;
- criticità emerse durante le verifiche;
- segnalazioni, audit, ispezioni o eventi anomali;
- evoluzioni della giurisprudenza o delle prassi applicative.
Gestione delle segnalazioni e whistleblowing
L’OdV 231 può ricevere e analizzare segnalazioni relative a violazioni del Modello 231, del Codice Etico, delle procedure interne o di altri presidi aziendali collegati alla prevenzione dei reati.
La gestione delle segnalazioni avviene nel rispetto della riservatezza, della tutela del segnalante e delle procedure adottate dall’ente. Nei casi in cui l’organizzazione rientra nell’ambito della disciplina whistleblowing, il Modello 231 e le procedure interne disciplinano il coordinamento tra canali di segnalazione, soggetti gestori e Organismo di Vigilanza.
L’OdV, in base al modello adottato dall’ente, può assumere un ruolo di destinatario, di soggetto informato o di organo coinvolto nell’analisi delle segnalazioni rilevanti ai fini 231.
Relazioni periodiche e reporting agli organi aziendali
L’OdV redige relazioni periodiche sull’attività svolta e le trasmette all’organo amministrativo. Le relazioni documentano verifiche effettuate, criticità rilevate, segnalazioni ricevute, proposte di aggiornamento e stato di attuazione del Modello 231.
Il reporting verso il Consiglio di Amministrazione o l’Amministratore Unico rappresenta uno degli strumenti principali per garantire trasparenza, tracciabilità e continuità dell’attività di vigilanza.
Requisiti dell’OdV 231
I principali requisiti dell’OdV 231 sono autonomia, indipendenza, professionalità, continuità d’azione, onorabilità e assenza di conflitti di interesse.
Questi requisiti non hanno valore solo formale. Rappresentano le condizioni che consentono all’Organismo di Vigilanza di operare in modo credibile, libero da condizionamenti e adeguato alla complessità dell’ente.
Autonomia e indipendenza
L’OdV 231 opera senza subordinazione gerarchica rispetto alle funzioni aziendali che controlla. Dispone di poteri autonomi di iniziativa e controllo e riferisce direttamente all’organo amministrativo.
L’autonomia e l’indipendenza si traducono in:
- assenza di vincoli gerarchici rispetto alle aree sottoposte a verifica;
- accesso diretto alle informazioni aziendali rilevanti;
- possibilità di richiedere documenti, chiarimenti e incontri con le funzioni interessate;
- facoltà di riferire direttamente al Consiglio di Amministrazione o all’Amministratore Unico;
- disponibilità di risorse economiche e organizzative adeguate allo svolgimento delle attività.
⚠ La nomina di soggetti coinvolti direttamente nei processi da controllare può compromettere l’indipendenza dell’OdV e ridurre l’efficacia del Modello 231.
Professionalità
I membri dell’OdV possiedono competenze adeguate rispetto alla natura dell’ente, ai rischi 231, ai processi aziendali e alle attività di controllo.
Le competenze possono riguardare ambiti diversi:
- materie giuridiche e societarie;
- organizzazione aziendale e processi interni;
- sistemi di controllo interno;
- audit e attività ispettive;
- contabilità, amministrazione e gestione dei rischi;
- normativa 231, anticorruzione, sicurezza, ambiente, privacy e whistleblowing, in base al profilo di rischio dell’ente.
Nel caso di OdV collegiale, le competenze possono essere distribuite tra più membri, purché l’organo nel suo insieme risulti adeguato alla complessità dell’organizzazione.
Continuità d’azione
La continuità d’azione indica la capacità dell’OdV di svolgere attività regolari, programmate e documentate nel tempo. L’Organismo di Vigilanza non opera solo in presenza di segnalazioni o criticità, ma effettua verifiche periodiche secondo un piano di attività definito.
La continuità d’azione si realizza attraverso:
- riunioni periodiche;
- piani annuali o semestrali di vigilanza;
- raccolta regolare dei flussi informativi;
- verbalizzazione delle attività svolte;
- monitoraggio delle azioni correttive;
- aggiornamento costante rispetto alle modifiche normative e organizzative.
Onorabilità, imparzialità e assenza di conflitti di interesse
I componenti dell’OdV 231 possiedono requisiti di onorabilità, integrità e imparzialità. La loro posizione non presenta conflitti di interesse tali da compromettere l’autonomia di giudizio o l’effettività dei controlli.
Prima della nomina, l’ente verifica l’assenza di situazioni incompatibili con il ruolo. In fase di accettazione dell’incarico, i membri dell’OdV rilasciano una dichiarazione relativa a indipendenza, assenza di conflitti di interesse, riservatezza e disponibilità allo svolgimento delle attività previste.
Composizione dell’OdV 231
Il D.Lgs. 231/2001 non impone una composizione rigida dell’Organismo di Vigilanza. L’ente definisce la composizione dell’OdV in base alle proprie dimensioni, alla complessità organizzativa, al settore di attività e al profilo di rischio.
L’OdV può essere monocratico, collegiale oppure composto da membri interni ed esterni.
OdV monocratico
L’OdV monocratico è composto da un solo membro. Viene spesso utilizzato nelle realtà di minori dimensioni o con complessità organizzativa contenuta.
Questa soluzione consente una gestione più semplice dell’attività di vigilanza, ma richiede particolare attenzione nella scelta del componente. Il soggetto nominato possiede competenze adeguate, autonomia, tempo disponibile e indipendenza rispetto ai processi aziendali sottoposti a controllo.
OdV collegiale
L’OdV collegiale è composto da più membri, di solito tre o cinque. È frequente nelle organizzazioni più complesse, nei gruppi societari, nelle imprese con numerose aree a rischio o nei contesti in cui servono competenze diverse.
La collegialità consente di integrare professionalità giuridiche, organizzative, amministrative, tecniche e di controllo. Le decisioni vengono verbalizzate e assunte secondo le regole definite nel regolamento dell’OdV.
Membri interni, esterni o composizione mista
L’Organismo di Vigilanza può essere composto da membri esterni, membri interni o da una combinazione di entrambi.
- Membri esterni: rafforzano l’indipendenza e portano competenze specialistiche non sempre presenti in azienda.
- Membri interni: garantiscono conoscenza diretta dell’organizzazione, ma richiedono un’attenta verifica dei conflitti di interesse.
- Composizione mista: integra conoscenza interna e indipendenza esterna, con una maggiore varietà di competenze.
OdV monocratico o collegiale: tabella di confronto
| Tipologia | Quando si utilizza | Punti di attenzione |
|---|---|---|
| OdV monocratico | Imprese di minori dimensioni o con complessità contenuta | Garantire autonomia, competenza, tempo disponibile e continuità d’azione |
| OdV collegiale | Organizzazioni più complesse o con rischi 231 articolati | Coordinare competenze diverse e verbalizzare le decisioni |
| OdV misto | Aziende che integrano conoscenza interna e indipendenza esterna | Gestire ruoli, incompatibilità e possibili conflitti di interesse |
Chi nomina l’OdV 231
La nomina dell’OdV 231 spetta all’organo dirigente dell’ente. Nelle società con Consiglio di Amministrazione, la nomina viene deliberata dal CdA. Nelle realtà con governance semplificata, la nomina viene effettuata dall’Amministratore Unico.
La nomina dell’Organismo di Vigilanza rappresenta un atto formale rilevante ai fini del Modello 231. L’atto di nomina individua i componenti, definisce durata, funzioni, poteri, compensi, budget e modalità di reporting.
Atto di nomina dell’Organismo di Vigilanza
La delibera di nomina dell’OdV contiene di norma:
- la composizione dell’Organismo di Vigilanza;
- i requisiti richiesti ai membri;
- la durata dell’incarico;
- i poteri di iniziativa e controllo;
- le modalità di accesso alle informazioni;
- il budget assegnato;
- i flussi informativi verso l’OdV;
- le modalità di reporting verso l’organo amministrativo.
La nomina viene documentata e conservata insieme agli atti del Modello 231. Ogni componente accetta formalmente l’incarico e dichiara l’assenza di cause di incompatibilità o conflitto di interesse.
Durata dell’incarico dell’OdV 231
Il D.Lgs. 231/2001 non stabilisce una durata obbligatoria dell’incarico dell’OdV. L’ente definisce la durata nella delibera di nomina o nel regolamento interno dell’Organismo di Vigilanza.
La durata è spesso pluriennale, ad esempio tre anni, con possibilità di rinnovo. In ogni caso, l’ente verifica periodicamente la permanenza dei requisiti di indipendenza, professionalità, onorabilità e continuità d’azione.
Revoca e sostituzione dei membri dell’OdV
La revoca di uno o più componenti dell’OdV avviene in presenza di ragioni documentate, come gravi inadempienze, perdita dei requisiti, sopravvenuta incompatibilità, conflitti di interesse o condotte incompatibili con il ruolo.
La revoca priva di motivazioni adeguate può rappresentare un segnale di debolezza dell’autonomia dell’OdV. Per questo motivo, il Modello 231 o il regolamento dell’Organismo di Vigilanza disciplinano cause, modalità e conseguenze della revoca.
⚠ La stabilità dell’incarico e la chiarezza delle regole di revoca contribuiscono a proteggere l’indipendenza dell’OdV 231.
Flussi informativi verso l’OdV 231
I flussi informativi verso l’OdV 231 sono comunicazioni periodiche o tempestive che consentono all’Organismo di Vigilanza di monitorare l’applicazione del Modello 231 e intercettare eventuali anomalie.
Un OdV efficace non opera senza informazioni. Il modello disciplina quali dati, documenti, eventi e segnalazioni vengono trasmessi all’Organismo di Vigilanza, con quale frequenza e da quali funzioni aziendali.
Flussi informativi periodici
I flussi periodici riguardano informazioni trasmesse con cadenza definita, ad esempio trimestrale, semestrale o annuale. Possono riguardare:
- esiti di audit e verifiche interne;
- attività formative svolte sul Modello 231;
- procedimenti disciplinari collegati a violazioni interne;
- aggiornamenti su appalti, consulenze, fornitori e partner rilevanti;
- rapporti con la Pubblica Amministrazione;
- andamento delle segnalazioni ricevute;
- modifiche organizzative o operative rilevanti.
Flussi informativi tempestivi
I flussi tempestivi riguardano eventi che richiedono una comunicazione immediata all’OdV. Rientrano in questa categoria, ad esempio:
- ispezioni da parte di autorità pubbliche;
- notifiche di atti giudiziari;
- violazioni gravi del Modello 231;
- segnalazioni whistleblowing rilevanti ai fini 231;
- incidenti in materia di salute, sicurezza o ambiente;
- operazioni aziendali straordinarie che modificano il profilo di rischio dell’ente.
Tracciabilità dei flussi informativi
I flussi informativi vengono documentati, conservati e resi disponibili per eventuali verifiche. La tracciabilità consente di dimostrare che l’OdV ha ricevuto le informazioni necessarie e ha svolto le valutazioni di competenza.
Report, verbali, registri, comunicazioni interne e strumenti digitali contribuiscono a rendere verificabile l’attività dell’Organismo di Vigilanza.
OdV 231 e whistleblowing
Il rapporto tra OdV 231 e whistleblowing è particolarmente rilevante per le aziende che adottano un Modello 231. Le segnalazioni possono infatti riguardare violazioni del modello, condotte illecite, comportamenti non conformi al Codice Etico o anomalie nei processi sensibili.
Il sistema whistleblowing e il Modello 231 vanno coordinati in modo chiaro. L’organizzazione definisce chi gestisce il canale interno di segnalazione, quali informazioni vengono trasmesse all’OdV, come viene tutelata la riservatezza del segnalante e quali procedure vengono attivate in caso di violazioni rilevanti ai fini 231.
L’OdV può ricevere direttamente le segnalazioni oppure essere informato degli esiti rilevanti, in base alla procedura adottata dall’ente. In ogni caso, il coordinamento tra canale whistleblowing e Organismo di Vigilanza rafforza l’efficacia del sistema di prevenzione.
La gestione delle segnalazioni richiede:
- canali sicuri e riservati;
- protezione del segnalante da ritorsioni;
- riservatezza dell’identità delle persone coinvolte;
- tracciabilità delle attività istruttorie;
- coordinamento con le funzioni aziendali competenti.
OdV 231 e governance aziendale
L’Organismo di Vigilanza 231 non opera in isolamento. Per essere efficace, si colloca all’interno del sistema di governance dell’ente e mantiene relazioni costanti con l’organo amministrativo, le funzioni di controllo, le aree operative e le funzioni aziendali coinvolte nei processi sensibili.
Il posizionamento dell’OdV nella governance aziendale incide sulla sua capacità di ricevere informazioni, svolgere verifiche, segnalare criticità e contribuire all’aggiornamento del Modello 231.
Relazione con l’organo amministrativo
L’OdV riferisce direttamente al Consiglio di Amministrazione o all’Amministratore Unico. Questa relazione diretta garantisce autonomia informativa e consente all’organo amministrativo di ricevere aggiornamenti periodici sull’effettiva applicazione del Modello 231.
L’OdV trasmette relazioni periodiche, segnala violazioni o anomalie rilevanti e propone interventi di aggiornamento quando il modello non risulta più adeguato rispetto all’organizzazione o ai rischi dell’ente.
Interazione con le funzioni di controllo interno
L’Organismo di Vigilanza interagisce con le funzioni di controllo interno senza sovrapporsi ai loro compiti. La collaborazione riguarda lo scambio di informazioni, la pianificazione delle verifiche, l’analisi delle criticità e il monitoraggio delle azioni correttive.
Le funzioni con cui l’OdV si confronta più spesso sono:
- Internal Audit, per verifiche, audit e controlli interni;
- Compliance, per il presidio delle norme applicabili e delle procedure interne;
- Risk Management, per la valutazione dei rischi aziendali e dei rischi 231;
- Risorse Umane, per formazione, procedimenti disciplinari e comunicazioni interne;
- Legale, per contenziosi, ispezioni, contratti e aggiornamenti normativi.
Ruolo dell’OdV nei processi aziendali
L’OdV non gestisce i processi aziendali e non assume decisioni operative al posto delle funzioni competenti. Il suo ruolo è verificare che i processi sensibili siano regolati da procedure adeguate, controlli tracciabili e responsabilità chiare.
Questa distinzione è fondamentale: le funzioni aziendali restano responsabili delle attività operative, mentre l’Organismo di Vigilanza svolge una funzione di controllo, verifica e segnalazione.
OdV 231 inefficace: quali rischi per l’ente?
La sola istituzione formale dell’Organismo di Vigilanza 231 non garantisce l’efficacia del Modello 231. Un OdV inattivo, privo di autonomia o composto da soggetti non adeguati può compromettere la tenuta dell’intero sistema di prevenzione.
Un OdV inefficace espone l’ente a rischi rilevanti, soprattutto quando non svolge verifiche, non riceve flussi informativi, non documenta le attività, non segnala criticità o non propone aggiornamenti del modello.
Segnali di criticità dell’OdV 231
Un Organismo di Vigilanza presenta criticità quando:
- non svolge riunioni periodiche;
- non dispone di un piano di vigilanza;
- non riceve flussi informativi dalle funzioni aziendali;
- non redige verbali o relazioni periodiche;
- non verifica l’attuazione delle procedure 231;
- non analizza le segnalazioni ricevute;
- non propone aggiornamenti in presenza di cambiamenti normativi o organizzativi;
- non interagisce con gli organi aziendali e le funzioni di controllo.
Rischi principali per l’organizzazione
Un OdV solo formale può determinare conseguenze significative per l’ente, tra cui:
- perdita dell’esimente 231, se il modello viene considerato inefficace o non attuato;
- sanzioni pecuniarie e interdittive, nei casi previsti dal Decreto 231;
- danno reputazionale, con perdita di fiducia da parte di clienti, fornitori, partner e stakeholder;
- responsabilità dei vertici, quando la nomina o la gestione dell’OdV risulta inadeguata;
- debolezza del sistema di controllo interno, con aumento del rischio di violazioni e comportamenti non conformi.
⚠ Un OdV privo di reale autonomia, competenza e continuità d’azione riduce la credibilità del Modello 231 e può rendere più difficile dimostrare l’effettiva prevenzione dei reati.
Come rendere efficace l’OdV 231
Per rendere efficace l’OdV 231, l’ente definisce con precisione ruolo, poteri, composizione, flussi informativi, risorse, calendario delle attività e modalità di reporting.
Un Organismo di Vigilanza efficace presenta alcune caratteristiche ricorrenti:
- nomina formale e documentata;
- componenti qualificati e indipendenti;
- regolamento interno dell’OdV;
- piano annuale delle attività di vigilanza;
- flussi informativi periodici e tempestivi;
- verbali delle riunioni e delle verifiche;
- relazioni periodiche all’organo amministrativo;
- budget adeguato;
- coordinamento con le funzioni aziendali;
- tracciabilità delle decisioni e delle attività svolte.
L’efficacia dell’OdV non dipende solo dalla sua istituzione, ma dalla capacità dell’ente di metterlo nelle condizioni di operare con continuità, indipendenza e accesso alle informazioni necessarie.
OdV 231: un presidio concreto per la legalità d’impresa
L’OdV 231 è uno dei pilastri del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001. La sua funzione non è accessoria, ma essenziale per garantire l’effettività del sistema di prevenzione dei reati e per tutelare l’ente da responsabilità potenzialmente gravi.
Un Organismo di Vigilanza indipendente, competente e attivo:
- rafforza la cultura aziendale della legalità;
- migliora il sistema di controllo interno;
- verifica il corretto funzionamento del Modello 231;
- rende tracciabile l’attività di vigilanza;
- contribuisce alla gestione corretta delle segnalazioni e dei flussi informativi.
Al contrario, un OdV inattivo, non qualificato o privo di autonomia indebolisce il modello e può esporre l’ente a conseguenze legali, organizzative e reputazionali.
Per questo motivo, ogni organizzazione che adotta un Modello 231 cura con attenzione la nomina dell’OdV, la scelta dei componenti, la definizione dei poteri, la gestione dei flussi informativi e la documentazione delle attività svolte.
Consulenza OdV 231 e Modello 231
Quadrologico lavora con imprese e organizzazioni nella progettazione, applicazione e verifica del Modello 231, con interventi dedicati anche alla costituzione e al funzionamento dell’OdV 231.
Le attività riguardano:
- analisi dei processi aziendali e delle aree a rischio 231;
- progettazione e aggiornamento del Modello 231;
- definizione dei flussi informativi verso l’OdV;
- predisposizione di procedure, protocolli e strumenti di controllo;
- audit interni sul funzionamento del modello;
- formazione su ruoli, responsabilità e procedure 231;
- organizzazione dell’OdV 231, dei relativi poteri e delle modalità di reporting.
L’obiettivo è rendere il Modello 231 applicabile nella realtà operativa dell’azienda, con responsabilità chiare, controlli tracciabili e un Organismo di Vigilanza in grado di svolgere il proprio ruolo in modo effettivo.
OdV 231 e consulenza specializzata in tutta Italia
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Gli interventi possono essere svolti online o in presenza, in base alle dimensioni, alla complessità e alle esigenze specifiche dell’organizzazione.
Modello 231 e OdV 231: adozione e costituzione in azienda
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