Business Case : definizione, obiettivi e struttura.
Che cos’è un Business Case
Un Business Case è un documento strutturato che giustifica la fattibilità, il valore e la rilevanza di un’iniziativa aziendale.
Serve a dimostrare che i benefici previsti superano i costi e i rischi, fornendo una base solida per la decisione di avviare o meno un progetto.
È uno strumento centrale nei processi di Business Design, in quanto consente di valutare la sostenibilità di un modello di business prima di passare alla realizzazione operativa.
Cosa consente di fare un Business Case
Questo documento consente di:
- Valutare l’opportunità e la sostenibilità di un progetto;
- Allineare l’iniziativa agli obiettivi strategici dell’organizzazione;
- Fornire ai decisori aziendali un supporto oggettivo per approvare l’investimento;
- Monitorare l’evoluzione del progetto rispetto ai benefici attesi.
Quando si redige un Business Case
Questo tipo di analisi si sviluppa quando si desidera:
- Modificare il modello di business, ridefinire l’organizzazione o cambiare strategia aziendale;
- Creare o riprogettare prodotti e servizi per rispondere a nuove esigenze di mercato o innovare l’offerta;
- Investire in nuove tecnologie, strumenti digitali o automazione dei processi;
- Avviare partnership, fusioni, acquisizioni o espansione su nuovi mercati;
- Lanciare iniziative aziendali complesse, come programmi ESG, trasformazioni organizzative, certificazioni o qualificazioni aziendali.
Pertanto, è indispensabile svilupparlo nella fase iniziale, prima dell’avvio di un nuovo progetto o investimento.
Rappresenta infatti uno strumento essenziale per qualsiasi iniziativa progettuale, perché aiuta l’azienda a valutare rischi, benefici e allineamento con gli obiettivi strategici.
Cosa contiene un Business Case
Un Business Case efficace include i seguenti elementi:
- Motivazioni: perché il progetto è necessario e come contribuisce agli obiettivi aziendali.
- Opzioni: le alternative valutate per raggiungere gli stessi obiettivi.
- Benefici attesi: impatti positivi previsti, sia qualitativi che quantitativi.
- Controbenefici: effetti potenzialmente negativi per alcune parti interessate.
- Costi: analisi dettagliata dei costi di progetto, operativi e di manutenzione.
- Tempistiche: durata del progetto e periodo di realizzazione dei benefici.
- Rischi principali: possibili criticità e strategie di mitigazione.
- Valutazione dell’investimento: confronto tra costi e benefici per supportare la decisione.
Chi redige il Business Case
La redazione di questo documento coinvolge tipicamente il Project Manager e i responsabili delle aree interessate.
In molti casi, è utile affidarsi a una società di consulenza esperta in Business Case e Project Management, in grado di analizzare il contesto aziendale e sviluppare un documento coerente con le esigenze specifiche del cliente.
Business Case e Project Management
Questo strumento è strettamente legato al ciclo di vita del progetto.
Viene redatto all’inizio, ma deve essere aggiornato costantemente per garantire che il progetto resti fattibile e in linea con gli obiettivi iniziali.
È uno strumento di governance essenziale per guidare le decisioni di prosecuzione, modifica o interruzione del progetto.
Monitoraggio e aggiornamento continuo
Un Business Case ben costruito è un documento vivo.
Durante l’esecuzione del progetto, deve essere rivisto per riflettere nuove informazioni, variazioni nei costi, nei benefici o nei rischi. Questo consente al management di valutare se l’investimento è ancora valido e se è necessario intervenire.
Esempi di applicazione
Questi strumenti si rivelano strumenti preziosi quando è necessario valutare scenari complessi, prendere decisioni strategiche ad alto impatto o affrontare situazioni nuove o incerte.
Di seguito alcuni esempi pratici di utilizzo:
- Lancio di un nuovo prodotto o servizio per stimare costi, ricavi e ROI previsto.
- Investimento tecnologico: per valutare i benefici operativi di nuove soluzioni digitali.
- Riorganizzazione aziendale: per analizzare impatti, costi e valore generato da un cambiamento organizzativo.
- Campagna di marketing: per giustificare budget, obiettivi e ritorno atteso.