Innovazione aziendale: non basta introdurre nuove tecnologie
Quando si parla di innovazione aziendale, il riferimento corre spesso alla tecnologia: nuovi software, automazione, intelligenza artificiale, infrastrutture digitali più evolute.
Sono strumenti che possono modificare profondamente il modo di lavorare di un’organizzazione. Ma la loro introduzione, da sola, non significa necessariamente che l’azienda abbia innovato.
Un nuovo software può sostituire quello precedente senza cambiare sostanzialmente alcun processo. Una piattaforma digitale può trasferire online attività già esistenti mantenendone inefficienze, ridondanze e responsabilità poco chiare. Anche una tecnologia particolarmente avanzata può produrre risultati molto limitati se viene inserita in un’organizzazione che non ha definito come utilizzarla, per quali obiettivi e con quali cambiamenti nel modo di operare.
L’innovazione riguarda quindi qualcosa di più ampio della tecnologia.
Significa saper riconoscere opportunità, combinare conoscenze, competenze e risorse e sviluppare nuove soluzioni capaci di produrre valore.
A rendere questo tema particolarmente rilevante è anche la velocità con cui cambiano le condizioni in cui le aziende operano. Evoluzione dei bisogni dei clienti, nuove tecnologie, trasformazioni dei mercati, pressioni competitive e cambiamenti normativi possono modificare in tempi sempre più brevi condizioni che fino a poco prima apparivano consolidate.
In questo contesto, il problema non è soltanto disporre oggi di prodotti, servizi o processi efficaci, ma essere capaci di modificarli quando cambiano le condizioni che ne hanno determinato il successo.
Innovare significa così anche saper rispondere ai cambiamenti e riconoscere nuove opportunità prima che diventi urgente farlo.
Che cosa significa fare innovazione in azienda
Il termine innovazione viene utilizzato con grande frequenza e con significati molto diversi.
Una definizione particolarmente utile perché consente di individuare un riferimento condiviso è quella contenuta nella famiglia di norme ISO 56000 dedicate alla gestione dell’innovazione.
La UNI EN ISO 56000 definisce l’innovazione come:
“un’entità nuova o modificata che realizza o ridistribuisce valore”.
La definizione è sintetica, ma contiene alcuni elementi importanti.
L’innovazione riguarda innanzitutto un’entità che può assumere forme differenti. Non necessariamente un nuovo prodotto o una nuova tecnologia, ma anche un servizio, un processo, un metodo, un modello organizzativo o un modello di business.
Deve inoltre essere presente un elemento di novità o di cambiamento rispetto alla situazione precedente.
Questo non significa che l’innovazione debba necessariamente essere radicale o introdurre qualcosa che prima non esisteva in assoluto. Anche la modifica di un processo, di un servizio o di una modalità organizzativa può rappresentare innovazione quando determina un cambiamento capace di produrre valore.
È proprio il valore a distinguere la semplice introduzione di qualcosa di nuovo da un cambiamento che può essere considerato innovazione.
Una soluzione tecnologicamente avanzata può rappresentare una novità, ma se non produce un miglioramento nei risultati, nei processi, nei servizi o nelle capacità dell’organizzazione, la sua introduzione non basta da sola a parlare di innovazione.
La novità non basta: l’innovazione deve produrre valore
Nelle aziende è relativamente semplice introdurre qualcosa di nuovo.
È molto più difficile trasformare quella novità in valore.
Pensiamo all’introduzione di un nuovo sistema CRM.
L’azienda può acquistare una piattaforma più evoluta, trasferirvi i dati dei clienti, formare il personale sulle principali funzionalità e continuare sostanzialmente a lavorare nello stesso modo.
In questo caso è cambiato lo strumento, ma non necessariamente il modo in cui l’organizzazione lavora.
Il risultato può essere molto diverso se l’introduzione del CRM diventa invece l’occasione per ripensare il processo commerciale: chiarire quali informazioni devono essere raccolte, chi deve aggiornarle, come devono essere utilizzate, quali passaggi devono essere monitorati, come devono circolare le informazioni tra marketing, vendite e assistenza e quali indicatori devono supportare le decisioni.
La tecnologia diventa allora una componente di un cambiamento più ampio.
È in questo passaggio che lo strumento tecnologico può diventare un fattore abilitante dell’innovazione.
Lo stesso può accadere con l’intelligenza artificiale, con un nuovo ERP, con strumenti di automazione o con qualsiasi altra tecnologia.
Il punto non è quindi stabilire se una determinata tecnologia sia innovativa.
La domanda più utile è un’altra:
che cosa cambia realmente nell’organizzazione e quale valore produce questo cambiamento?
Dove nascono le opportunità di innovazione
Quando si pensa all’innovazione, si tende spesso a immaginarla come il risultato di una grande idea, di una scoperta o dell’introduzione di una tecnologia completamente nuova.
Le opportunità possono certamente emergere dall’esterno, osservando i cambiamenti del mercato, dei comportamenti e del contesto in cui l’azienda opera. Ma non è necessario guardare sempre fuori dall’organizzazione per individuarle.
Molte opportunità di innovazione possono essere riconosciute osservando con attenzione il funzionamento quotidiano dell’organizzazione.
- Un processo che richiede continui interventi correttivi.
- Un’informazione che non arriva quando serve.
- Una soluzione adottata informalmente da alcune persone per superare una difficoltà ricorrente.
- Un servizio che i clienti utilizzano in modo diverso da quello inizialmente previsto.
- Un risultato inatteso.
- Un’attività che continua a essere svolta secondo modalità consolidate nonostante siano cambiate le esigenze dell’organizzazione.
Sono tutti segnali dai quali possono emergere opportunità di miglioramento e, in alcuni casi, di innovazione.
Le opportunità di innovazione, quindi, non emergono soltanto osservando ciò che accade all’esterno. Possono nascere anche dal funzionamento quotidiano dell’organizzazione e da ciò che l’esperienza consente di osservare.
Le organizzazioni accumulano continuamente informazioni sui propri processi, sui clienti, sui problemi incontrati e sulle soluzioni utilizzate. Il punto è riuscire a trasformare queste informazioni in conoscenza e la conoscenza in nuove possibilità di azione.
Innovare può quindi significare osservare meglio ciò che già accade all’interno dell’azienda, riconoscere problemi, anomalie e soluzioni sviluppate nell’esperienza quotidiana e trasformare questa conoscenza in modi nuovi e più efficaci di lavorare, servire i clienti o organizzare le attività.
È quando queste nuove possibilità vengono concretamente applicate e producono valore che possiamo parlare di innovazione.
Dalla conoscenza individuale alla capacità organizzativa di innovare
Una parte significativa della conoscenza aziendale è formalizzata.
È contenuta nelle procedure, nei manuali, nei sistemi informativi, nei documenti di progetto, nei database, nelle istruzioni operative e nei report.
Ma un’altra parte, spesso molto rilevante, risiede nelle persone.
È la conoscenza maturata attraverso l’esperienza: sapere come affrontare una determinata situazione, riconoscere rapidamente un problema, comprendere quali interlocutori coinvolgere, individuare una soluzione che in passato ha funzionato oppure riconoscere in anticipo le condizioni che possono generare una criticità.
Questa conoscenza non sempre è facilmente documentabile.
Procedure, istruzioni operative, database e repository condivisi sono importanti perché rendono disponibili informazioni e riducono la dipendenza dalle singole persone. Ma non tutta la conoscenza maturata attraverso l’esperienza può essere trasferita in un documento. Una procedura può descrivere i principali passaggi di un processo senza riuscire a rappresentare tutte le situazioni e le eccezioni che possono verificarsi nella pratica.
Due persone possono possedere la stessa preparazione teorica e utilizzare gli stessi strumenti, ma ottenere risultati molto differenti perché una delle due ha sviluppato negli anni una capacità di interpretare situazioni e problemi che deriva dall’esperienza.
Per un’organizzazione, il problema non consiste quindi soltanto nel possedere conoscenza, ma nel riuscire a renderla disponibile, utilizzabile e trasferibile.
Se le conoscenze rimangono confinate nelle singole persone, l’azienda dispone di competenze individuali.
Quando invece quelle conoscenze possono circolare, essere confrontate, integrate e trasformate in nuove modalità di lavoro, diventano progressivamente una capacità dell’organizzazione.
Ma perché questa capacità possa tradursi anche in innovazione occorre un passaggio ulteriore: mettere in relazione conoscenze e competenze differenti.
Non basta riunire persone competenti per creare automaticamente un’organizzazione capace di innovare.
Una nuova soluzione può richiedere contemporaneamente conoscenze tecniche, esperienza del cliente, comprensione dei processi, valutazioni economiche, competenze organizzative e conoscenza del mercato.
Nessuna di queste, presa isolatamente, è necessariamente sufficiente.
È dalla loro combinazione che possono nascere nuove soluzioni e nuove possibilità di azione.
Per questo diventano importanti le modalità attraverso le quali le persone condividono problemi, esperienze e soluzioni.
Riunioni di riesame, gruppi di progetto, momenti di confronto tra funzioni, analisi delle criticità, lezioni apprese e attività di miglioramento non sono semplicemente strumenti di coordinamento.
Se correttamente utilizzati, possono diventare occasioni attraverso cui l’organizzazione costruisce nuova conoscenza.
Lo stesso vale per gli errori.
Un’organizzazione che si limita a individuare il responsabile di un errore può chiudere il singolo episodio senza necessariamente comprenderne le cause.
Un’organizzazione che cerca invece di comprenderne le cause, verifica quali condizioni organizzative lo abbiano reso possibile e utilizza quanto accaduto per modificare processi e comportamenti può trasformare l’errore in apprendimento.
Ed è proprio questa capacità di apprendere dall’esperienza che può alimentare l’innovazione.
L’esperienza genera nuova conoscenza; una parte di questa può essere condivisa e formalizzata; la sua applicazione produce nuovi risultati che, a loro volta, generano ulteriore esperienza. Regole, processi e strumenti possono così essere nuovamente modificati sulla base di ciò che l’organizzazione ha appreso.
La conoscenza diventa quindi una fonte di innovazione quando l’organizzazione riesce a farla emergere dalle esperienze individuali, metterla in relazione con altre competenze e trasformarla in nuove soluzioni capaci di produrre valore.
Innovare significa mettere in discussione il modo in cui si lavora
Innovare significa avere la capacità di mettere in discussione anche ciò che nell’organizzazione viene considerato normale, consolidato o inevitabile.
Molti processi continuano a essere eseguiti secondo determinate modalità semplicemente perché sono sempre stati gestiti in quel modo.
Nel tempo si aggiungono controlli, moduli, strumenti e passaggi senza verificare se siano ancora necessari. Le persone sviluppano adattamenti informali per compensare inefficienze che, proprio perché ricorrenti, finiscono per essere considerate parte normale del lavoro.
Anche una nuova tecnologia può essere inserita in un processo senza mettere realmente in discussione il modo in cui quel processo funziona. In questo caso lo strumento cambia, ma può limitarsi a riprodurre modalità operative già esistenti e, in alcuni casi, persino ad aumentarne la complessità.
Per questo, prima di chiedersi quale tecnologia introdurre, sarebbe opportuno comprendere quale problema risolvere o quale opportunità cogliere.
Mettere in discussione il modo in cui si lavora significa allora osservare anche le attività più consolidate e porsi domande che spesso, proprio perché riguardano abitudini ormai radicate, non vengono più formulate:
- Perché questa attività viene svolta?
- Chi utilizza realmente questa informazione?
- È necessario che questo passaggio venga effettuato da questa funzione?
- Perché lo stesso dato viene inserito più volte?
- Quale problema originario aveva determinato questa regola?
- Quel problema esiste ancora?
- Potremmo ottenere lo stesso risultato in modo differente?
- Potremmo ottenere un risultato migliore?
Domande di questo tipo non implicano che tutto ciò che esiste debba essere modificato. Molte modalità operative continuano ad avere una ragione precisa e producono risultati soddisfacenti.
Il punto è evitare che la consuetudine diventi, da sola, la giustificazione per continuare a svolgere un’attività nello stesso modo.
Innovare non significa quindi necessariamente trovare subito una soluzione completamente nuova. Significa anche essere capaci di osservare criticamente ciò che viene dato per scontato, formulare domande diverse e verificare se esistano modi più efficaci di raggiungere lo stesso risultato o di generarne uno migliore.
È proprio da questa capacità di interrogare il funzionamento dell’organizzazione che possono emergere nuove possibilità: modificare un processo, eliminare attività che non producono più valore, utilizzare diversamente una tecnologia, ridistribuire responsabilità, cambiare il modo in cui circolano le informazioni o progettare un servizio secondo modalità differenti.
È quando queste nuove soluzioni vengono applicate e producono valore che la capacità di mettere in discussione il modo di lavorare può tradursi in innovazione.
Dall’idea all’innovazione: sperimentare, apprendere e consolidare
Le idee, da sole, non producono innovazione.
Ogni organizzazione dispone normalmente di molte più idee di quante riesca effettivamente a realizzare.
Alcune non sono praticabili.
Altre non producono un valore sufficiente.
Altre ancora potrebbero essere valide, ma non trovano risorse, responsabilità o condizioni organizzative necessarie per essere sviluppate.
La capacità di innovare richiede quindi anche un processo attraverso il quale le opportunità possano essere individuate, valutate, sviluppate, sperimentate e, quando dimostrano di produrre valore, consolidate e integrate nel modo ordinario di operare.
Nell’innovazione aziendale, la sperimentazione svolge un ruolo particolarmente importante.
Permette di verificare una soluzione su scala limitata, raccogliere dati, osservare gli effetti prodotti e modificare l’impostazione iniziale prima di estenderla.
Questo vale per una nuova tecnologia, ma anche per un processo, un servizio, una modalità organizzativa o un nuovo modello di relazione con clienti e fornitori.
L’innovazione non richiede necessariamente di conoscere fin dall’inizio la soluzione definitiva.
Richiede piuttosto la capacità di formulare ipotesi, provarle, apprendere dai risultati e decidere consapevolmente se proseguire, modificare o abbandonare la soluzione.
Dall’innovazione occasionale alla capacità di innovare
Un’azienda può realizzare un’innovazione anche in modo episodico.
Può accadere grazie all’intuizione di una persona, alla necessità di rispondere a un problema urgente, alla richiesta di un cliente o all’introduzione di una nuova tecnologia.
Ma riuscire a innovare una volta non significa necessariamente avere sviluppato una vera capacità di innovazione.
Anche l’Istituto Italiano di Project Management (ISIPM), nell’ambito delle attività dedicate all’Innovation Project Management, richiama la necessità di non considerare l’innovazione come un evento eccezionale o lasciato all’improvvisazione. Trasformare le idee in valore richiede un approccio strutturato, capace di accompagnarne lo sviluppo e la concreta realizzazione.
Un’organizzazione capace di innovare in modo continuativo deve riuscire a sviluppare in modo sistematico alcune capacità: riconoscere opportunità, utilizzare conoscenze e competenze, mettere in discussione modalità consolidate, sviluppare nuove soluzioni, sperimentarle, valutarne i risultati e apprendere dall’esperienza.
Strutturare la capacità di innovare non significa però trasformare l’innovazione in una sequenza rigida di procedure. Significa creare le condizioni organizzative perché idee e opportunità possano emergere, essere valutate, sviluppate e sperimentate e perché i risultati possano essere verificati in modo consapevole.
Per questo, la capacità di innovare non dipende soltanto dalla presenza di persone creative o dalla disponibilità di nuove tecnologie.
Dipende anche dalla possibilità di collegare idee e opportunità a responsabilità chiare, risorse disponibili, competenze adeguate, momenti di confronto, modalità di sperimentazione e criteri con cui valutare i risultati.
Significa inoltre essere capaci di apprendere da ciò che funziona e da ciò che non funziona, evitando che ogni nuova iniziativa rimanga un episodio isolato.
Quando una soluzione dimostra di produrre valore, l’organizzazione deve poterla consolidare, integrandola nei processi, nelle modalità di lavoro e negli strumenti utilizzati. Allo stesso modo, quando una sperimentazione non produce i risultati attesi, dovrebbe essere possibile comprenderne le ragioni e utilizzare quanto appreso per orientare le decisioni successive.
L’innovazione cessa così di essere considerata soltanto come il momento in cui viene introdotto qualcosa di nuovo.
Diventa il risultato di una capacità organizzativa: osservare, apprendere, sviluppare e sperimentare nuove soluzioni, riconoscere quelle che producono valore e trasformarle in nuovi modi di operare.
L’innovazione si costruisce, non si compra
Le imprese continueranno, giustamente, a investire in nuove tecnologie.
Intelligenza artificiale, automazione, strumenti digitali e nuove infrastrutture possono offrire opportunità enormi.
Ma due aziende possono acquistare esattamente la stessa tecnologia e ottenere risultati completamente differenti.
Per questo l’innovazione aziendale non coincide con ciò che un’organizzazione acquista.
Dipende soprattutto da ciò che riesce a fare con le risorse, le conoscenze e le opportunità di cui dispone.
La differenza può risiedere nella qualità dei processi, nelle competenze disponibili, nella condivisione della conoscenza, nella chiarezza delle responsabilità, nella disponibilità a sperimentare e nella capacità di trasformare ciò che viene appreso in nuovi modi di lavorare.
Un’organizzazione innovativa non è quindi necessariamente quella che introduce continuamente qualcosa di nuovo.
È quella che sa osservare ciò che cambia, riconoscere problemi e opportunità, utilizzare le proprie conoscenze, combinarle con nuove competenze e tecnologie, sperimentare soluzioni e trasformare quelle che producono valore in nuovi modi di operare.
In questa prospettiva, innovare non è un episodio.
È una capacità dell’organizzazione.
Innovazione aziendale: costruire le condizioni per innovare
Innovare non significa soltanto introdurre nuove tecnologie, ma creare le condizioni perché conoscenze, competenze e opportunità possano trasformarsi in soluzioni capaci di produrre valore.
Quadrologico affianca le aziende nella revisione di processi, ruoli, responsabilità e modalità di lavoro per rendere il cambiamento concreto, applicabile e sostenibile.