OdV 231 - L’Organismo di Vigilanza previsto dal D.Lgs. 231/2001
Il Decreto Legislativo 231/2001 ha introdotto in Italia la responsabilità amministrativa degli enti per determinati reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’azienda. Per prevenire tali rischi e ottenere l’esimente prevista dalla legge, le organizzazioni possono adottare un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC). All’interno di questo sistema di prevenzione, l’Organismo di Vigilanza 231 (OdV 231) riveste un ruolo centrale.
L’OdV è l’organo incaricato di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello adottato, contribuendo a garantire legalità, trasparenza e controllo continuo all’interno dell’ente. Non si tratta di una figura simbolica, ma di un presidio attivo, con poteri autonomi di iniziativa e controllo, che deve operare con indipendenza, competenza e continuità.
In questo articolo analizzeremo in modo chiaro e strutturato che cos’è l’OdV 231, quali sono i suoi compiti, come viene nominato, quali requisiti deve avere e quale ruolo gioca nella governance aziendale, fornendo anche indicazioni pratiche e riferimenti aggiornati per una gestione efficace.
Che cos’è l’Organismo di Vigilanza (OdV 231)
L’Organismo di Vigilanza (OdV 231) è un organo interno previsto dal Decreto Legislativo 231/2001, istituito per vigilare sull’efficace attuazione e sull’osservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC) adottato dall’ente.
La sua istituzione non è obbligatoria in senso assoluto, ma è essenziale per ottenere l’esimente dalla responsabilità dell’ente in caso di reati presupposto. In altre parole, la presenza di un OdV efficace e indipendente può escludere o attenuare la responsabilità dell’organizzazione in sede penale, se dimostra di aver adottato e attuato un modello idoneo a prevenire il reato.
L’OdV esercita poteri di iniziativa e controllo ed è dotato di autonomia operativa rispetto agli altri organi aziendali. Non si limita a verificare il rispetto formale delle procedure, ma svolge un ruolo attivo nel monitoraggio dell’organizzazione, nella gestione delle segnalazioni e nell’aggiornamento del modello, in base all’evoluzione normativa, organizzativa e del contesto di rischio.
Il Decreto 231 non ne definisce una composizione rigida, lasciando alle imprese un certo margine di autonomia nella scelta dei membri e nella forma (monocratica o collegiale). Tuttavia, ne stabilisce i requisiti fondamentali: autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione, elementi imprescindibili per garantire l’efficacia dell’OdV.
Funzioni principali dell’OdV 231 nel Modello organizzativo
L’OdV 231 è chiamato a svolgere un insieme articolato di compiti, finalizzati alla prevenzione dei reati e al corretto funzionamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC). La sua attività non si esaurisce in un controllo formale: al contrario, deve garantire un presidio attivo, continuo e sostanziale.
Le principali funzioni dell’Organismo di Vigilanza sono:
Vigilanza sull’efficacia del modello 231
L’OdV verifica che il Modello 231 sia idoneo a prevenire i reati presupposto previsti dal Decreto. Ciò implica un’analisi costante dell’adeguatezza del modello rispetto alla struttura, ai processi e ai rischi specifici dell’ente.
Controllo sull’applicazione pratica del modello 231
L’OdV 231 accerta che il modello venga concretamente applicato all’interno dell’organizzazione. Questo include:
- la verifica del rispetto delle procedure;
- il controllo sull’effettivo svolgimento delle attività previste;
- l’esame della documentazione e dei flussi informativi.
Proposte di aggiornamento al MOG 231
Quando emergono nuove attività a rischio, modifiche normative o riorganizzazioni interne, l’OdV segnala la necessità di adeguare il MOGC. Non aggiorna direttamente il modello, ma formula proposte agli organi competenti (es. CDA).
Gestione delle segnalazioni (whistleblowing)
L’OdV riceve e analizza le segnalazioni di violazioni, illeciti o comportamenti non conformi. Deve:
- garantirne la riservatezza;
- svolgere le opportune verifiche;
- valutare le misure da adottare;
- attivare, se necessario, la segnalazione agli organi disciplinari o direzionali.
Promozione della cultura della legalità
L’OdV contribuisce a diffondere i principi del Modello 231 e una cultura aziendale orientata alla prevenzione dei reati. Può proporre attività formative, campagne informative o strumenti interni di sensibilizzazione.
⚠ Queste funzioni devono essere svolte con continuità operativa, autonomia decisionale e tracciabilità documentale, così da dimostrare, anche in sede giudiziale, l’effettività dell’attività di vigilanza.
Composizione dell’OdV 231
Il Decreto Legislativo 231/2001 non impone una forma organizzativa rigida per l’Organismo di Vigilanza, lasciando alle imprese la possibilità di definirne la composizione in funzione della dimensione, della complessità operativa e del settore di attività dell’ente.
Tipologie di OdV
- Monocratico: formato da un solo membro. È tipico delle realtà di piccole dimensioni, dove è più semplice garantire economicità e snellezza operativa, pur mantenendo i requisiti richiesti.
- Collegiale: composto da più membri (di solito 3 o 5). È preferito nelle organizzazioni più strutturate, dove la pluralità di competenze e la collegialità delle decisioni rafforzano l’indipendenza e la professionalità dell’organo.
Membri interni, esterni o misti per la composizione dell'OdV
L’Organismo di Vigilanza può essere costituito:
- Solo da membri esterni: è la configurazione che garantisce la maggiore indipendenza, specie in aziende complesse o a rischio elevato.
- Solo da membri interni: meno comune, richiede particolare attenzione a evitare conflitti di interesse.
- Con composizione mista: combinazione equilibrata, spesso adottata per integrare conoscenza dell’organizzazione (interni) e imparzialità (esterni).
Criteri di scelta dei membri dell'Organismo di Vigilanza
Qualunque sia la formula scelta, è essenziale che i membri dell’OdV siano:
- Competenti, in ambito giuridico, organizzativo, ispettivo o economico-finanziario;
- Indipendenti, cioè liberi da condizionamenti gerarchici, conflitti d’interesse o vincoli interni;
- Affidabili, con requisiti di onorabilità e integrità;
- Dotati di tempo, risorse e strumenti per operare con efficacia.
In molte realtà aziendali, per rafforzare la continuità operativa e il coordinamento, l’OdV può avvalersi del supporto di una segreteria tecnica o di funzioni preposte (es. compliance, internal audit), sempre nel rispetto della sua autonomia decisionale.
Condizioni di efficacia e requisiti dell’OdV 231
Per svolgere con efficacia il proprio ruolo di presidio del Modello 231, l’Organismo di Vigilanza deve soddisfare una serie di requisiti essenziali, ma anche disporre di condizioni operative e funzionali adeguate.
La normativa, la prassi e la giurisprudenza hanno chiarito che non basta istituire formalmente un OdV: serve un organo autonomo, competente e realmente attivo, sostenuto da strumenti e risorse adeguati.
1. Requisiti essenziali dell’OdV 231
Autonomia e indipendenza
L’OdV deve essere libero da ogni subordinazione rispetto ai vertici aziendali. Questo si traduce in:
- assenza di subordinazione gerarchica;;
- poteri di accesso diretto alle informazioni e ai documenti rilevanti;
- facoltà di riferire direttamente all’organo amministrativo o al consiglio di amministrazione;
- dotazione di un budget autonomo, per svolgere in modo indipendente le attività di controllo (eventuali consulenze, verifiche o attività istruttorie).
⚠ La nomina di soggetti dipendenti gerarchicamente dalla direzione compromette l’indipendenza dell’OdV, rendendolo inefficace.
Professionalità
I membri dell’OdV devono possedere competenze adeguate rispetto:
- la natura e la struttura dell’ente;
- ai rischi specifici dell’attività svolta;
- le materie giuridiche, organizzative, contabili e di controllo.
Nel caso di OdV collegiale, le competenze possono essere distribuite tra i membri, a condizione che l’organo, nel suo insieme, risulti qualificato.
Continuità d’azione
L’attività dell’OdV non può essere episodica o su richiesta, ma deve essere costante nel tempo. Ciò implica:
- programmazione di verifiche periodiche;
- raccolta e analisi regolare di flussi informativi;
- presenza di strumenti o funzioni di supporto (es. segreteria tecnica) per garantire operatività anche in caso di sostituzione dei membri.
2. Condizioni operative per un OdV 231 efficace
Tracciabilità delle attività
Tutte le attività svolte devono essere documentate e conservate, al fine di:
- consentire controlli e verifiche interne;
- garantire trasparenza organizzativa;
- fornire prova dell’effettiva vigilanza in sede giudiziale.
Adeguatezza di risorse e strumenti
L’OdV deve disporre di:
- tempo sufficiente per operare con rigore;
- risorse finanziarie e organizzative adeguate;
- accesso ai sistemi e alle informazioni aziendali.
Senza questi presupposti, l’attività di vigilanza risulta limitata o inefficace.
3. Obblighi funzionali dell'OdV
Riservatezza
L’OdV è vincolato al segreto professionale. su tutte le informazioni ricevute o acquisite nello svolgimento del proprio incarico. Questo obbligo:
- si estende a tutti i membri e collaboratori;
- è conforme al GDPR e al Codice Privacy;
- garantisce la tutela dei soggetti coinvolti e la credibilità del sistema.
Tutela del segnalante
In coerenza con le norme sul whistleblowing, l’OdV deve assicurare:
- protezione da ritorsioni per chi segnala illeciti;
- anonimato e riservatezza nella gestione delle segnalazioni;
- canali sicuri e dedicati per raccogliere le informazioni.
4. Criteri di affidabilità personale dell’OdV 231
Obiettività, onorabilità e integrità
Ogni membro dell’OdV deve agire con imparzialità e senso etico. È necessario:
- escludere soggetti con conflitti di interesse;
- verificare la condotta professionale e personale;;
- adottare, ove opportuno, un codice di comportamento interno
⚠ L’assenza anche di uno solo di questi requisiti o condizioni può pregiudicare l’efficacia dell’Organismo di Vigilanza, compromettendo la validità del Modello 231 e l’esimente per l’ente. Per questo motivo, l’OdV va strutturato con rigore, competenza e responsabilità.
Nomina e durata in carica dell’OdV
La nomina dell’Organismo di Vigilanza 231 è un passaggio strategico per l’ente, poiché determina la legittimità e l’efficacia del sistema di prevenzione previsto dal D.Lgs. 231/2001. L’OdV, infatti, deve essere formalmente incaricato da un organo dotato di poteri gestionali e rappresentativi, e la sua designazione deve rispettare i criteri di competenza, autonomia e indipendenza.
Chi nomina l’OdV?
La responsabilità della nomina dell’OdV spetta:
- all’Amministratore Unico, nel caso di imprese con governance semplificata;
- al Consiglio di Amministrazione (CdA), nei modelli più articolati.
Il conferimento dell’incarico avviene solitamente mediante delibera formale, che definisce:
- composizione dell’OdV (monocratica o collegiale);
- requisiti richiesti;
- durata dell’incarico;
- poteri e funzioni;
- eventuali compensi e budget operativo.
La delibera dovrebbe essere documentata e tracciabile, e conservata insieme agli atti del Modello 231.
Durata dell’incarico dell'Organismo di Vigilanza
Il D.Lgs. 231/2001 non prevede una durata prestabilita per l’incarico dell’OdV, lasciando all’ente la libertà di definirne la scadenza. In genere:
- si adotta una durata pluriennale (es. 3 anni), eventualmente rinnovabile;
- è possibile una nomina a tempo indeterminato, ma è opportuno prevedere un sistema di verifica periodica dell’efficacia e dell’idoneità dei membri.
È buona prassi che l’OdV rediga una dichiarazione di accettazione dell’incarico, che comprenda l’assenza di conflitti di interesse, l’impegno alla riservatezza e la disponibilità al ruolo.
Revoca dell’OdV 231
L’ente può revocare uno o più membri dell’OdV in caso di:
- gravi inadempienze;
- sopravvenuta incompatibilità;
- condotte scorrette o lesive dell’indipendenza;
- intervenuta inidoneità (es. per mancanza di requisiti, conflitto d’interessi, problemi disciplinari o penali).
⚠ La revoca ingiustificata o improvvisa, senza ragioni valide e documentate, può costituire un indice di scarsa autonomia dell’OdV e compromettere la tenuta del modello.
OdV 231 e governance aziendale
L’Organismo di Vigilanza 231 non opera in isolamento. Per essere realmente efficace, deve interagire con gli altri organi di governo e controllo dell’ente, instaurando flussi informativi costanti, strutturati e bidirezionali.
Il suo posizionamento all’interno della governance aziendale ne determina in larga parte la capacità di prevenire i reati e garantire l’effettività del Modello 231.
L’OdV riferisce direttamente al Consiglio di Amministrazione (CdA) o all’Amministratore Unico, con cui mantiene un rapporto diretto e autonomo. In particolare:
- trasmette relazioni periodiche sull’attività svolta, le criticità riscontrate e le eventuali proposte di miglioramento del modello;
- segnala tempestivamente eventuali violazioni gravi o situazioni anomale che richiedano l’intervento dell’organo apicale;
- può essere convocato, su richiesta o iniziativa propria, per presentare i risultati delle verifiche o per discutere eventi rilevanti.
Un OdV efficace collabora attivamente con altre funzioni aziendali di controllo, senza sovrapporsi o duplicarne i compiti. In particolare:
- Internal Audit: condivide risultati, attività di verifica e ambiti di indagine;
- Compliance: coordina attività di prevenzione e raccolta di segnalazioni;
- Risk Management: valuta l’evoluzione dei rischi 231 in relazione ai rischi generali di impresa;
- Risorse Umane e Legale: per questioni disciplinari, contrattuali o gestionali connesse alle violazioni del modello.
Tutte queste interazioni devono essere tracciate e disciplinate da flussi informativi formalizzati, definiti nel Modello 231 o in appositi protocolli.
L’efficacia dell’OdV dipende anche dalla qualità delle informazioni ricevute. Per questo il modello deve prevedere che:
- tutti i livelli aziendali abbiano l’obbligo di trasmettere informazioni rilevanti all’OdV;
- siano segnalati eventi potenzialmente critici, come: contenziosi giudiziari, ispezioni, affidamenti di appalti, erogazioni pubbliche, modifiche organizzative, ecc.;
- sia garantita la riservatezza del canale informativo, soprattutto per le segnalazioni anonime o riservate.
L’OdV non si limita a ricevere informazioni: restituisce indicazioni operative, propone aggiornamenti e fornisce feedback sull’attuazione del modello. Il flusso deve essere:
- continuativo, non occasionale;
- tracciabile, mediante report, verbali o strumenti digitali;
- strutturato, secondo una pianificazione annuale o semestrale.
L’integrazione dell’OdV nel sistema di governance rafforza l’efficacia complessiva del Modello 231 e contribuisce a costruire una cultura della prevenzione, della trasparenza e della legalità d’impresa.
OdV 231 inefficace: quali rischi?
La sola istituzione formale di un Organismo di Vigilanza 231 non è sufficiente a garantire l’esimente prevista dal D.Lgs. 231/2001. Per produrre effetti concreti e tutelare l’ente, l’OdV deve essere realmente operativo, indipendente e competente. In caso contrario, la sua inefficacia può determinare conseguenze gravi, sia per l’organizzazione sia per i soggetti apicali.
In sede giudiziaria, un OdV:
- passivo o inattivo,
- privo dei poteri e delle risorse necessarie,
- composto da membri non indipendenti o non qualificati,
è considerato inefficace, con effetti diretti sulla responsabilità dell’ente.
⚠ La giurisprudenza ha chiarito che un OdV “di facciata” equivale, nella sostanza, all’assenza dell’OdV, e dunque non consente di beneficiare dell’esimente.
- Perdita dell’esimente 231: l’ente può essere ritenuto responsabile del reato commesso da soggetti apicali o subordinati.
- Sanzioni interdittive: sospensione dell’attività, esclusione da appalti pubblici, revoca di autorizzazioni.
- Danno reputazionale: perdita di fiducia da parte di stakeholder, clienti, partner commerciali.
- Impatto sui vertici: responsabilità anche per gli amministratori che hanno nominato (o tollerato) un OdV inadeguato.
- Conseguenze operative: interruzioni, contenziosi, crisi interna di governance.
Un OdV rischia di essere inefficace quando:
- non svolge riunioni o verifiche periodiche;
- non riceve segnalazioni o non dispone di canali dedicati;
- non elabora report o relazioni al CdA;
- non propone modifiche al modello, anche in presenza di mutamenti normativi o organizzativi;
- non interagisce con le altre funzioni aziendali.
L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 stabilisce che l’ente risponde salvo che provi di aver adottato e attuato efficacemente un modello idoneo a prevenire i reati. L’OdV è una condizione essenziale per questa prova.
In assenza di un OdV efficace:
- l’ente non può dimostrare l’idoneità del modello;
- il giudice potrà considerare il modello inattuato o inadeguato;
- l’organizzazione sarà esposta alle stesse conseguenze di chi non ha adottato alcun modello 231.
OdV 231: un presidio reale per la legalità d’impresa
L’Organismo di Vigilanza 231 è uno dei pilastri del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001. La sua funzione non è solo formale o accessoria, ma essenziale per garantire l’effettività del sistema di prevenzione dei reati e per tutelare l’ente da responsabilità potenzialmente gravi.
Un OdV 231 realmente indipendente, competente e attivo:
- rafforza la cultura aziendale della legalità;
- migliora i processi di controllo interno;
- assicura il corretto funzionamento del Modello 231;
- rappresenta un presidio credibile per la gestione delle segnalazioni e la trasparenza organizzativa.
Al contrario, un OdV inattivo, non qualificato o privo di autonomia, vanifica gli sforzi dell’ente e può determinare conseguenze pesanti, sia sul piano legale che reputazionale.
Per questo motivo, ogni organizzazione che adotti un modello 231 dovrebbe investire nella selezione attenta dell’OdV, nella definizione chiara dei suoi poteri e nella creazione di un sistema di flussi informativi efficace e tracciabile.
L’OdV 231, se strutturato e valorizzato correttamente, non è solo un adempimento previsto dal D.Lgs. 231/2001, ma un organo di garanzia interna capace di proteggere l’ente da rischi legali e rafforzare la cultura della legalità d’impresa, obiettivo primario di un OdV 231 realmente operativo
Consulenza, Formazione, Audit e OdV 231 per un Modello efficace
Quadrologico affianca le aziende con:
- ✔ consulenza specialistica per la progettazione e l’applicazione del Modello 231;
- ✔ formazione mirata al personale su ruoli, responsabilità e procedure;
- ✔ audit interni per valutare l’efficacia di modelli già adottati;
- ✔ supporto nella costituzione e organizzazione dell’OdV 231.
Il nostro approccio combina rigore metodologico, competenze multidisciplinari e attenzione alla realtà operativa di ogni cliente.
Oltre alla fase di adozione, seguiamo le aziende nell’applicazione concreta del Modello 231, intervenendo:
- ✔ nei processi di audit interno;
- ✔ nella verifica dell’efficacia;
- ✔ nell’aggiornamento periodico previsto dalla normativa e dalle evoluzioni organizzative.